ماموریت کاری یا اداری یکی از فعالیتهای پرسنل در سازمان است که در راستای تحقق اهداف شرکت صورت میگیرد. در ماموریتهای اداری تعدادی از پرسنل برای انجام اموری مربوط به شرکت از سازمان خارج شده و پس از انجام وظایف خود به شرکت باز میگردند. یکی از چالشهایی که چنین فعالیتهایی برای سازمان دارد، هزینه ناشی از عدم تجمیع ماموریتها با همدیگر است.
در این مقاله به فرایند چگونگی ثبت درخواست خودرو برای ماموریتها در سازمان پرداخته سپس نقاط ضعف آن را توضیح میدهیم و در ادامه راهکاری موثر به منظور کاهش هزینههای ناشی از تخصیص خودروی ماموریت با تجمیع آنها ارائه میدهیم.
فرایند ثبت درخواست خودروی ماموریت چگونه انجام میشود و چه هزینههایی برای سازمان دارد؟
به منظور ثبت درخواست خودرو برای ماموریت ابتدا پرسنل باید یک نامه رسمی درخواست ماموریت برای مسئولان و مدیران مربوطه ارسال کنند تا اجازه حضور و فعالیت در مکان موردنظر را دریافت کنند. در این نامه معمولاً مواردی چون هدف ماموریت، مدت زمان ماموریت، زمان رفت و برگشت، مسئولیتها، نیازمندیهای طول سفر و هرگونه اطلاعات مهم دیگر مرتبط با کاری که فرد در حین ماموریت باید انجام دهد، مطرح میشود.
پس از بررسی توسط مسئول مربوطه، در صورت تایید، برای تامین پیشنیازها و فراهم کردن شرایط ماموریت، به سایر بخشها ارجاع داده میشود. یکی از این بخشها، واحد حملونقل سازمان است که موظف به تامین خودرو برای ماموریتها خواهد بود.
این واحد با توجه به اولویت ماموریتها، تعداد خودروهای موجود و مقاصد سفر، برنامهریزی کرده و نتیجه را به صورت کتبی یا تلفنی به پرسنل اطلاع میدهد.
در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، فرایند تخصیص خودروی ماموریت نیز به صورت دستی انجام خواهد شد. ثبت درخواست ماموریت و تخصیص خودرو بروکراسیهای اداری دارد که زمانبر بوده و علاوه بر درگیری پرسنل و ایجاد تاخیر در امور، هزینههایی را نیز به سازمان تحمیل میکند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
به عنوان مثال فرض کنید چند نفر در سازمان درخواست خودرو برای ماموریت دارند. از آنجایی که همه درخواستها در سامانهای جامع ثبت نمیشود، امکان کنترل و نظارت دقیق بر مقاصد ماموریت و تعداد افرادی که قرار است به ماموریت بروند، وجود ندارد. بنابراین گاهاً ممکن است در روزهای متوالی، خودروهای متعددی در مسیرهایی با مقاصد یکسان یا نزدیک به هم تردد داشته باشند در حالی که ظرفیت آنها خالی است.
چنین موقعیتی علاوه بر آن که استهلاک خودروها را افزایش میدهد، مصرف سوخت را بالا برده و موجب تولید آلایندهها نیز میشود که علاوه بر هزینههای مادی برای سازمان و دولت، هزینههای معنوی آلودگی هوا را هم به دنبال خواهد داشت.
همه این موارد در حالی است که با یک برنامهریزی درست و فراهم کردن بستری مناسب میتوان از ظرفیت کامل یک خودرو برای چند ماموریت به صورت همزمان استفاده کرد؛ به جای اینکه خودرو چندین بار در یک مسیر با تعداد سرنشینان کمتر تردد کند.
چگونه میتوان هزینههای ناشی از عدم تجمیع ماموریتها را به حداقل رساند؟
همانطور که گفتیم فرایند ثبت دستی درخواست ماموریت و رسیدگی به آن زمانبر بوده و موجب درگیری پرسنل در بروکراسیهای اداری میشود. علاوه بر این احتمال تردد خودروها در مسیرهای یکسان با تعداد سرنشینان کم افزایش یافته و هزینههایی را نیز به سازمان تحمیل میکند.
به منظور حل چنین مشکلاتی شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزاری را طراحی و تولید کرده که به کمک آن میتوانید از قابلیت همپیمایی برای خودروهای ماموریت استفاده کنید.
در این نرمافزار، درخواست ماموریت ثبت شده و بر اساس تعداد خودروهای موجود، تعداد افرادی که در ماموریت شرکت میکنند، ظرفیت خودروها و همچنین مقاصد ماموریتها، خودروهایی تخصیص داده میشود به گونهای که از حداکثر ظرفیت خودرو استفاده شود. با استفاده از چنین روشی علاوه بر این که در زمان پرسنل صرفهجویی میشود، مدیریت خودروها نیز راحتتر انجام خواهد شد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد، میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
