واحد حملونقل، ترابری و یا نقلیه، یکی از مهمترین واحدهای هر سازمانی است که برخلاف آنچه به نظر میرسد، کارکنان آن، با وظایف پیچیده و پردردسری دست و پنجه نرم میکنند. شناسایی خودروها و رانندگان کمخطر، تعیین بهترین مسیر تردد برای خودروها، تعیین ایستگاههای سوار شدن پرسنل، نظارت بر عملکرد درست رانندگان، بررسی صورت وضعیتها، نظارت بر سلامت خودروها و … تنها برخی از این مسائل هستند.
با ما همراه باشید تا در ادامه این مقاله، به صورت تفضیلی با مشکلات و پیچیدگیهای کار در واحد حملونقل سازمان، مخصوصا سازمانهای سنتی، آشنا شوید.
پبچیدگی عملیات در کارهای تکراری
تعدد در انجام کارهای تکراری با روش سنتی، جدیترین مشکلی است که کارکنان واحد حملونقل با آن درگیر هستند. اگرچه وظایف این واحد ساده به نظر میرسد اما زمانی را تصور کنید که یکی از خودروهای سازمان که سرویس تردد پرسنل است، مشکل فنی پیدا کرده و از خط خارج میشود. در این حالت باید در سریعترین زمان ممکن، سرویسی رزرو جایگزین شود و به همه کارکنان آن خط اطلاع داده شود که سرویس جدید با چه شماره پلاکی و با چقدر تاخیر، به ایستگاه شما میرسد.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
علاوه بر این مورد، ثبت دستی زمان ورود و خروج خودروها، میزان کارکرد روزانه و ماهانه آنها به صورت دستی کاری سخت و زمانبر است. پیچیدگی این مورد در سازمانهای بزرگ که تعداد خودروهای آنها زیاد است، چندین برابر میشود.
تهیه ماهانه صورت وضعیت پیمانکاران، رانندگان و خودروها و بررسی میزان هماهنگی و عدم مغایرت آنها با همدیگر، بسیار زمانبر خواهد بود. سختی و پیچیدگی این مسئله زمانی مشخص میشود که صورت وضعیتها توسط افراد مختلف و با پارامترهای متفاوت که با هم هماهنگ نیستند تهیه میشود.
تخصیص خودروی ماموریت، یکی دیگر از وظایف واحد حملونقل است. این کار یا از طریق ماشینهای سازمانی انجام میشود یا سرویسهای عمومی مانند آژانس. یکی نبودن مقصد ماموریتها، تعداد افرادی که به ماموریت میروند، تعداد خودروهای آزاد، منطقی بودن هزینه خودروهای عمومی و … تنها برخی از پارامترهایی است که برای این مورد باید در نظر گرفته شود.
یکی دیگر از چالشهایی که موجب پیچیدگی در وظایف پرسنل واحد حملونقل میشود، پارامترها و سیاستهای داخلی سازمان است که باید در برنامهریزی سرویس ایاب و ذهاب لحاظ شود. گاهی تامین این سیاستها در کنار منابع سازمانی مانند تعداد خودروها و … میسر نیست. به عنوان مثال سازمانی که تعداد خودرو یا منابع مالی کمی دارد و سیاست داخلی آن مبنی بر سرویسهای جداگانه برای خانمها و آقایان است.
عدم امکان نظارت و کنترل دقیق
هر سیستم ایاب و ذهاب از بخشهای مختلفی مانند خودرو، راننده، پرسنل، ایستگاهها و مسیر تشکیل شده است. تعدد این بخشها باعث شده که فرآیند نظارت بر عملکرد و کنترل آنها، کاری سخت و پیچیده باشد.
هر سازمانی شرایط و ویژگیهای خاص خود را در مسیر نظارت بر سیستم ایاب و ذهاب خود دارد، اما برخی از موارد در همه سازمانها یکسان هستند که در ادامه به آنها میپردازیم.
-
استفاده غیرمجاز پرسنل سایر سازمانها یکی از مواردی است که به ویژه در سازمانهای بزرگ به دلیل تعداد زیاد پرسنل، تعدیل نیرو و استخدام افراد جدید و … ممکن است اتفاق بیفتد. این مسئله حریم داخلی سازمانها را از بین برده و ممکن است موجب نارضایتی پرسنل شود.
-
نظارت بر چگونگی استفاده از خودروها، اهمیت زیادی دارد. در سازمانهایی که کنترل دقیقی بر این موارد نیست، احتمال استفاده از ناوگان سازمانی برای مقاصد غیرکاری وجود دارد.
-
رانندگان موظف هستند بر اساس شناسنامه ایستگاه و مسیری که به آنها اعلام میشود، مسیر رفت و برگشت خود را برنامهریزی کنند، اما گاهاً رانندگانی هستند که از این قوانین سرپیچی کرده و از مسیرهای پرخطر تردد میکنند. تنها روش نظارت و بررسی صحت عملکرد رانندگان به روش سنتی این است که کارمند واحد حملونقل، به صورت تصادفی و حضوری، ایستگاه و مسیرها را چک کند که کاری زمانبر خواهد بود.
-
نظارت بر عملکرد رانندگان، باعث شناسایی و تعدیل رانندگان پرخطر میشود. تنها راه شناسایی رانندگان پرخطر در روش سنتی گزارش پرسنل سازمان است. عدم نظارت درست و دقیق بر این مورد، میتواند خطرات زیادی را برای سلامتی و جان پرسنل به همراه داشته باشد.
-
ثبت دستی اطلاعات در سازمان باعث میشود که استخراج گزارشات مربوط به ورود و خروج خودروها زمانبر شده یا حتی صحت نداشته باشد؛ چرا که افراد مختلفی این اطلاعات را ثبت میکنند یا رانندگان گزارشاتی به نفع خود اعلام میکنند.
-
چالش کنترل مدارک و صلاحیت رانندگان و خودرو در طول مدت قرارداد از جمله مشکلاتی است که در روش سنتی، نظارت و کنترل آن سخت و پر از خطا و تاخیر خواهد بود. اگرچه در ابتدای قرارداد، اطلاعات رانندگان بررسی میشود اما در صورتی که مثلا اعتبار کارت سلامت یکی از رانندگان 3 ماه باشد، دیگری 7 ماه و سومی 12 ماه باشد، به خاطرسپاری بررسی این موارد در زمان مقرر سخت خواهد بود مگر این که به صورت سیستمی ثبت شده و قبل از اتمام اعتبار، پیغام ارسال شود.
-
سیستم مدیریت ایاب و ذهاب سنتی، باعث میشود که مسئول نظارت، از موقعیت جغرافیایی در لحظه خودروها بیاطلاع بوده و صرفاً به گزارش رانندگان یا پرسنل اکتفا کند. این در حالی است که با بهرهگیری از ابزارهای تکنولوژی، امکان ردیابی لحظهای ناوگان سازمان وجود دارد.
چالش گزارشگیری و تصمیمسازی با وجود اطلاعات پراکنده
به منظور مدیریت و برنامهریزی درست در سیستم ایاب و ذهاب، اطلاعات مربوط به بخشهای مختلف باید به صورت کامل و درست جمعآوری شود. در صورتی که هر یک از اطلاعات ناقص بوده یا در دسترس نباشد، فرآیند برنامهریزی با خطا مواجه خواهد شد. برخی از این موارد عبارتند از:
- نقصان در اطلاعات الکترونیکی مربوط به لوکیشن منازل پرسنل
- کاستی در اطلاعات الکترونیکی هویتی، صلاحیت و ایمنی رانندگان
- کاستی در اطلاعات الکترونیکی هویتی و ایمنی خودروها
- نبود شناسنامه و مشخصات ایستگاهها، مسیرها و سرویسها
نقصان این اطلاعات، مشکلات زیادی را علاوه بر بخش حملونقل، برای تصمیمگیران در ردههای بالایی سازمان، ایجاد میکند؛ چرا که اطلاعات ناقص و پراکنده باعث میشود تیم حملونقل ناچار شوند زمان و انرژی زیادی را صرف آمادهسازی گزارش کنند اما از آنجایی که دادهها ناقص یا پراکندهاند، گزارشات همه جانبه نخواهد بود.
البته در چنین سیستمی امکان ایجاد گزارشات سفارشی برای واحدهای مختلف مانند مالی، مدیریت و … نیز وجود ندارد یا با صرف زمان و انرژی زیادی انجام میشود.
یکی دیگر از مشکلاتی که از اطلاعات پراکنده و ناقص حاصل میشود، عدم امکان تحلیل درست و جامع برای پیشبینی و تصمیمسازی در آینده است.
همچنین نبود گزارشات تفصیلی و جامع، ارائه تصویری درست از واحد حملونقل به پرسنل و مدیران بالادستی را دچار ایراد مینماید.
جمعبندی
در این مقاله به مشکلات و چالشهایی پرداختیم که واحد حملونقل سازمان در بخش مدیریت سرویس ایاب و ذهاب پرسنل، با آن مواجه است.
همه چالشها را در سه دسته پیچیدگی عملیات در کارهای تکراری، عدم امکان نظارت و کنترل دقیق و چالش گزارشگیری و تصمیمسازی با وجود اطلاعات پراکنده، تقسیم کرده و به صورت تفضیلی شرح دادیم.
لازم به ذکر است که شرکت شدآمد با هدف تسهیل مشکلات پرسنل در واحد حملونقل سازمان، نرمافزار تخصصی مدیریت عملیات ایاب و ذهاب پرسنل را طراحی و تولید کرده که به بهترین شکل ممکن، این چالشها را برطرف کرده و آرامش خیال به پرسنل این واحد هدیه میدهد.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرمافزار، با شماره 021910354 تماس گرفته و مشاوره رایگان دریافت کنید.
