یکی از وظایف واحد حملونقل بررسی عملکرد ماهانه سیستم ایاب و ذهاب است که در آن کارکردهای روزانه جمعبندی شده و بر اساس فرمولهای مالی سازمان، به صورت وضعیتهای مالی تبدیل میشود که ملاک پرداخت پول به افراد مربوطه خواهد بود.
پیمانکاران و رانندگان نیز موظفند در پایان هر ماه، صورت وضعیت خود را به سازمان ارائه دهند تا با بررسی آن و رفع مغایرتها، در فرآیند پرداخت قرار گیرد. انجام این موارد علاوه بر زمانبر بودن، با چالشهایی مواجه است که در این مقاله در مورد آنها صحبت میکنیم.
در پایان نیز راهکاری سیستماتیک به منظور تسهیل فرایند تهیه صورت وضعیتهای ماهانه برای خودرو، رانندگان و پیمانکاران ارائه میدهیم.
تهیه صورت وضعیت ماهانه چه چالشهایی را برای واحد حملونقل به همراه دارد؟
همانطور که در مقاله چالشهای ثبت تردد و کارکرد خودروها به صورت دستی گفتیم، در اکثر سازمانها، فرآیند ثبت تردد خودروها و محاسبه کارکرد آنها، به صورت دستی انجام میشود؛ به این صورت که یک نفر مسئول ثبت ساعت ورود و خروج سرویسها، میزان تاخیر، غیبت، اضافه کاری و … است.
در پایان ماه نیز این اطلاعات ثبت شده، به کارکرد و سپس طبق فرمول مالی سازمان، به ریال تبدیل میشوند تا صورت وضعیت مالی مربوط به پیمانکاران، خودروها و رانندگان به صورت جداگانه استخراج شود. مسئولیت این کار به عهده کارکنان واحد حملونقل است.
در روش دستی، پیمانکاران لیستی از اقدامات انجام شده، هزینههای صرف شده و … را به واحد حملونقل تحویل میدهند و یا در برخی موارد دیگر رانندگان نیز میزان کار انجام شده و کارکرد خودروهای خود را به صورت جداگانه تحویل میدهند. اگر چه این گونه به نظر میرسد که این پایان کار است و از این گزارشها، یک صورت وضعیت مالی قابل اتکا استخراج میشود اما اصلاً اینطور نیست!
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
گزارشهایی را تصور کنید که هر کدام با پارامترهای خاص خود ارائه شده و این پارامترها با هم هماهنگ نیستند. از طرف دیگر ممکن است این گزارشها با گزارشهای ثبت شده توسط مسئول ثبت تردد خودروها همخوانی نداشته باشد. در اینجا کارمند واحد حمل و نقل باید زمان زیادی را صرف پیدا کردن این مغایرتها کرده و گزارشات را یک دست و هماهنگ کند.
بعد از انجام این مرحله و رفع مغایرتها، صورت وضعیت مالی استخراج شده و میزان پرداختی به هر شخص مشخص میشود. اینجا آغاز اختلافات بین پیمانکار و راننده با سازمان خواهد بود؛ چرا که ممکن است اطلاعاتی از قلم افتاده باشد یا خطایی در ثبت اطلاعات رخ داده باشد که موجب شود پرداختی راننده یا پیمانکار کمتر از حد تصور آنها باشد. رفع این اختلافات و پیدا کردن علت آن بسیار زمانبر بوده و انرژی زیادی از واحد حملونقل میگیرد.
این در حالی است که استفاده از ابزارهای جدید باعث ثبت اتوماتیک اطلاعات و رفع هرگونه ابهام و خطا در دادهها میشود.
استخراج اتوماتیک صورت وضعیت مالی خودرو، رانندگان و پیمانکاران
همانطور که گفتیم ثبت دستی اطلاعات، محاسبه کارکرد و در نهایت تهیه صورت وضعیت مالی، علاوه بر چالش و خطاهایی که دارد موجبات نارضایتی افراد مختلف را ایجاد میکند و بخش زیادی از زمان و انرژی واحد حملونقل صرف رفع این مغایرتها و سوءتفاهمها میشود.
به منظور از بین بردن این مسائل و آزاد کردن زمان پرسنل واحد حملونقل برای پرداختن به امور مهمتر سازمان، شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزار مدیریت سرویس ایاب و ذهاب را طراحی و تولید کرده که با بهرهگیری از ابزارهای کنترل تردد، کارکرد خودرو، راننده و پیمانکار به صورت اتوماتیک ثبت و بر اساس فرمول ریالی سازمان با حداقل خطا و در سریعترین زمان ممکن، به صورت وضعیت مالی تبدیل میشود. علاوه بر این، امکان استخراج گزارشهای مختلف در هر بازه زمانی وجود دارد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر یا دریافت دموی رایگان نرمافزار شدآمد میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
