به فرایند ثبت و کنترل ورود و خروج افراد، خودروها و کالاها ثبت تردد گفته میشود. این کار در واحد حملونقل و مخصوصاً در بخش مدیریت سرویس ایاب و ذهاب، برای خودروها اهمیت بالایی دارد چرا که کارکرد نهایی و پرداختیهای ماهانه، بر این اساس انجام میشود. بنابراین باید زمان ورود و خروج سرویسها، میزان تاخیر یا ورود زودهنگام، غیبت و غیره ثبت و نگهداری شود.
در این مقاله در مورد ثبت دستی تردد خودروها، چالشهایی که این روش برای واحد حملونقل ایجاد میکند، صحبت میکنیم. در نهایت هم راهکاری موثر برای حل این مسائل ارائه میدهیم.
ثبت دستی تردد خودروها، چگونه انجام میشود؟
در سازمانهایی که به سرویس ایاب و ذهاب مجهز هستند، به منظور بررسی عملکرد خودروها و رانندگان، معمولاً یک نفر موظف است که در مسیر ورود و خروج سرویسها ایستاده و جزئیات مربوط به تردد آنها را ثبت کند. این جزئیات شامل مواردی از این قبیل هستند: ورود به موقع، ورود زود هنگام یا دیرتر از موعد مقرر، میزان تاخیر، غیبت، تعداد شیفتهای اضافه و …
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
همه این موارد توسط فرد مسئول به صورت دستی در اسناد کاغذی یا فایلهای اکسل ثبت و نگهداری میشوند و بر همین اساس، کارکرد ماهانه هر سرویس در پایان ماه تعیین میشود. به عنوان مثال سرویس شیفت صبح ۲۵ بار آمده که دو بار به مدت ۱۰ دقیقه تاخیر داشته یا یک شیفته اضافه هم انجام داده است. این موارد در نهایت به صورت وضعیتهای مالی تبدیل میشوند.
ثبت دستی تردد خودروها چه چالشهایی را در سازمان ایجاد میکند؟
همانطور که گفتیم ثبت دستی تردد خودروها نیازمند یک نیروی انسانی است که به صورت روزانه رفت و آمد سرویسها را کنترل کرده و آنها را ثبت کند. اولین چالش در این کار، خطای انسانی در ثبت دادههاست که ممکن است کارکرد سرویس را کمتر یا بیشتر از حد واقعی نشان دهد و باعث ضایع شدن حقوق رانندگان یا سازمان شود. امکان بروز خطا در ثبت دستی اطلاعات مخصوصاً زمانی که توسط افراد مختلف انجام میشود افزایش مییابد و باعث خطا در محاسبه نهایی کارکرد شده که موجبات نارضایتی رانندگان یا تضییع حقوق سازمان به دنبال خواهد داشت.
اسراف نیروی انسانی، یکی دیگر از چالشهای این روش است. این کار نیاز به دانش و مهارت زیادی نداشته و فقط زمان و انرژی زیادی از شخص مسئول میگیرد بنابراین میتوان از روشهای اتوماتیک ثبت تردد استفاده کرد و شخص موردنظر را در بخشهای مهم و اساسیتر سازمان که نیازمند هوش و ذکاوت انسانی است، به کار گرفت.
راهکاری موثر برای حل چالش ثبت دستی تردد و کارکرد خودروها
شرکت ریوا سرویس شدآمد، با ارائه نرمافزار و سختافزار مورد نیاز برای کنترل تردد خودروها، این امکان را فراهم کرده تا در کمترین زمان، بدون درگیری نیروی انسانی، کارکرد خودروها به صورت دقیق و لحظهای، با حداقل خطا ثبت شده و کارکرد نهایی به صورت اتوماتیک محاسبه شود.
با بهرهگیری از این نرمافزار، علاوه بر این که نیاز نیست یک کارمند برای ثبت تردد خودروها در نظر گرفته شود، مسئولیت تبدیل دادهها به کارکرد و ایجاد صورت وضعیتهای مالی نیز از دوش کارکنان واحد حملونقل برداشته و به صورت اتوماتیک توسط نرمافزار محاسبه میشود.
جهت کسب اطلاعات بیشتر و یا دریافت دسترسی رایگان دموی نرمافزار شدآمد، میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
