در سالهای اخیر، سازمانها به منظور برقراری نظم، جلوگیری از تاخیرهای زیاد و بهبود عملکرد پرسنل، سیستم حملونقل یا ایاب و ذهاب پرسنل را به یکی از بخشهای جداییناپذیر واحد حملونقل خود تبدیل کردهاند.
برنامهریزی درست و هماهنگی بخشهای مختلف این سیستم، یعنی پرسنل، رانندگان، خودروها، ایستگاهها و مسیر، فرآیندی پیچیده و زمانبر است که در صورت بروز مسائل پیشبینی نشده، پیچیدگی این فرآیند، دو چندان خواهد شد.
در این مقاله به پیچیدگی عملیات سنتی برای مدیریت عملیات حملونقل سازمان میپردازیم. در ابتدا به 5 چالشی که این عملیات را پیچیدهتر میکند اشاره کرده و در پایان راهکاری موثر به این منظور معرفی خواهیم کرد.
تماسهای پرتعداد با پیمانکاران، رانندگان، کارکنان به منظور تغییر در برنامهریزی
پیمانکاران، رانندگان و پرسنل سازمان، سه کاربر مهم و موثر در سرویسهای ایاب و ذهاب هستند که کارکنان واحد حملونقل، به منظور اطلاعرسانی وضعیت ناوگان، ناچار به ارتباط مستقیم و پیوسته با این افراد هستند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
بخشی از این ارتباط مربوط به اطلاعرسانی اولیه در خصوص ایستگاهها و مسیرهایی است که باید طی شود. اگرچه به نظر میرسد این فرآیند یک بار انجام میشود اما به محض بروز رخدادی پیشبینی نشده مانند خرابی ناوگان، کارمند واحد حملونقل به منظور تغییر در برنامهریزی و اطلاعرسانی آن، مجبور به برقراری تماسهای زیاد و مکرر با پیمانکاران، رانندگان و پرسنل سازمان میشود و این موضوع علاوه بر خستگی، آشفتگی فراوانی را برای کارمندان این واحد به همراه خواهد داشت.
ثبت تردد و کارکرد خودروها به صورت دستی
یکی از موارد مهم در بررسی وضعیت عملکرد ناوگان و حتی رانندگان، ثبت روزانه و ماهانه زمان ورود و خروج خودروها و همچنین میزان کارکرد و زمانی است که به صورت ماهانه در حال سرویسدهی بودهاند. به این منظور باید تردد خودروها به صورت دقیق ثبت شود.
در سازمانهایی که این موارد به صورت دستی ثبت و نگهداری میشوند، امکان از دست رفتن اطلاعات یا ناهمخوانی آنها به دلیل اشتباهات انسانی وجود دارد؛ چرا که اطلاعات توسط افراد مختلف ثبت میشوند.
مغایرت و زمانبر بودن تهیه صورت وضعیت ماهیانه خودرو، رانندگان و پیمانکاران
به منظور بررسی عملکرد سیستم ایاب و ذهاب، وضعیت کارکرد خودرو، رانندگان و پیمانکاران باید به صورت جداگانه بررسی شود.
در روش دستی، پیمانکاران لیستی از اقدامات انجام شده، هزینههای صرف شده و … را به واحد حملونقل سازمان تحویل میدهند. بعلاوه میزان کاری که توسط رانندگان انجام شده و کارکرد خودروها نیز به صورت جداگانه در طول ماه ثبت میشود.
شاید تا اینجای کار قابل تحمل باشد اما سختی کار از اینجا به بعد شروع میشود. گزارشهایی را تصور کنید که هر کدام با پارامترهای خاص خود ارائه شده و با هم همخوانی ندارند! چه اتفاقی میافتد؟
کارمند واحد حملونقل باید زمان زیادی را صرف یک دست کردن این گزارشات کرده و میزان هماهنگی یا عدم هماهنگی آنها را استخراج کند.
از آنجایی که این گزارشات و تعیین میزان هماهنگی یا مغایرت آنها با همدیگر عملکرد نهایی سیستم را مشخص میکند، ثبت دستی آنها کاری پیچیده، زمانبر و خستهکننده بوده و امکان خطا در آن نیز بسیار زیاد خواهد بود.
زمانبر بودن هماهنگی خودرو برای ماموریتها
یکی دیگر از مواردی که مخصوصاً در سازمانهای بزرگ به چالش تبدیل شده است، صرف زمان زیاد برای تخصیص خودرو برای ماموریتهاست. زمانی که ماموریت پرسنل تایید میشود، واحد حملونقل موظف به تامین خودروی مناسب برای این منظور است.
خودروهای ماموریت یا از سرویسهای سازمان هستند یا سرویسهای متفرقه مانند آژانس و اسنپ و … که فراهم کردن آنها زمانبر خواهد بود. علاوه بر صرف زمان برای تامین خودرو، مدیریت هزینه بر اساس تعداد خودروی موردنیاز، تعداد افراد و مقصد ماموریتها نیز مهم است.
میسر نبودن اعمال پارامترها و سیاستهای سازمان در طراحی و حملونقل
هر سازمانی بر اساس سیاستهای داخلی خود، به مواردی اهمیت میدهد که اعمال همه آنها به صورت دستی در سیستم ایاب و ذهاب، کاری پیچیده و حتی نشدنی خواهد بود.
پارامترهای مالی، سلامت پرسنل، رضایت کارکنان، سیاستهای داخلی شرکت و … همه بخشی از این موارد هستند. به عنوان مثال سازمانی را تصور کنید که در آن به منظور رضایت پرسنل و حفظ سلامت جسمانی آنها، میزان پیادهروی تا ایستگاه را مثلاً از بیشتر از 5 دقیقه مجاز نمیداند و کارمندی که صبح در اولین ایستگاه سوار شده و زمان زیادی را در ماشین سپری کرده، در مسیر برگشت باید مدت زمان کمتری را در ماشین حضور داشته باشد.
بنابراین چینش ایستگاهها و مسیر رفت و برگشت سرویسها باید به گونهای باشد که این دو پارامتر را تامین کند. حال اگر پارامتر سومی به نام پیمایش مسیر بهینه وارد شد، تامین هر سه مورد در کنار هم سخت و پیچیده خواهد شد.
راهکاری اساسی به منظور کاهش پیچیدگی عملیات
تا اینجا در مورد برخی از چالشهایی که موجب افزایش سختی و پیچیدگی کار در بخش حملونقل سازمان و مدیریت سرویس ایاب و ذهاب میشود، صحبت کردیم.
لازم است بدانید که امروز دیگر این موارد حل نشدنی نیستند و شرکتهایی مانند شدآمد، به منظور تسهیل این امور، نرمافزار تخصصی مدیریت عملیات ایاب و ذهاب پرسنل را طراحی و تولید کرده که به کمک آن میتوانید همه گزارشات و صورت وضعیتها را به صورت لحظهای داشته و تنها با چند کلیک گزارش آنها را استخراج کنید یا سیاستهای سازمان را در برنامهریزیها تاثیر داده و بهینهترین و بهترین برنامهریزی ممکن را دریافت کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرمافزار تخصصی، همین الان با شماره 021910354 تماس گرفته و مشاوره رایگان دریافت نمائید.
