در سالهای اخیر با توسعه شرکتها و سازمانها، برنامهریزی ناوگان حملونقل پرسنل یا مدیریت سرویس ایاب و ذهاب کارکنان، بخشی جداییناپذیر از وظایف واحد حملونقل در سازمانها شده است که حجم کاری بالا، پیچیده و در عین حال تکراری را به کارکنان این واحد تحمیل میکند.
یکی از مهمترین چالشهایی که کارمندان واحد حملونقل با آن مواجه هستند، عدم انسجام و پراکندگی اطلاعات در بخشهای مختلف این سیستم است که از آن جمله میتوان به اطلاعات پرسنل، رانندگان، ایستگاهها، مسیرها و … اشاره کرد.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
در این مقاله به چهار موردی که دادههای آن در برنامهریزی سرویس ایاب و ذهاب نقش موثری دارند اشاره کرده و در نهایت به تبعات آن نیز میپردازیم.
سوال: نقصان و پراکندگی چه دادههایی منجر به ضعف عملکرد سیستم ایاب و ذهاب میشود؟
1) اطلاعات محل سکونت پرسنل
یکی از مهمترین اطلاعاتی که واحد حملونقل سازمان برای مدیریت سرویس ایاب و ذهاب نیاز دارند، اطلاعات مربوط به آدرس و محل سکونت پرسنل است که متاسفانه در اکثر مواقع یا ناقص است یا به صورت دستی و فیزیکی ذخیره شده که امکان مدیریت و سازماندهی آنها را به صورت یکجا وجود نخواهد داشت.
2) اطلاعات رانندگان
اطلاعات هویتی رانندگان و صلاحیت آنها در رانندگی، از دیگر پارامترهای موثر در مدیریت سیستم ایاب و ذهاب است. پراکندگی این اطلاعات و ثبت آنها به صورت دستی، امکان خطا را افزایش داده و امکان حضور و فعالیت رانندگان پرخطر را در سیستم افزایش میدهد.
بعلاوه، ثبت دستی اطلاعات موجب میشود که گاهاً در زمانی که به آنها نیاز است، در دسترس نبوده یا مفقود شوند.
3) اطلاعات خودروها
ثبت اطلاعات شناسنامهای خودرو، وضعیت سرویس و سلامت آن، تاریخ سرویسهای دورهای، شرح تعمیرات و … از جمله اطلاعاتی است که موجب میشود از خراب شدن خودرو حین سرویس، خطرات سفر و تصادف و موارد این چنینی جلوگیری شود.
با ثبت دستی این اطلاعات، برای بررسی وضعیت سلامت و تاریخ سررسید سرویس هر خودرو، باید تک تک اسناد و اطلاعات را بررسی کرد و در صورت تاخیر در این کار، احتمال خطا افزایش مییابد.
4) اطلاعات مربوط به مسیر و ایستگاهها
علاوه بر اطلاعات محل سکونت پرسنل، احراز هویت رانندگان و سلامت خودروها، داشتن شناسنامهای که مشخصات ایستگاهها، مسیرها و سرویسهای مربوطه در آن ثبت شده باشد، یکی از مهمترین نیازهای سیستم مدیریت ایاب و ذهاب پرسنل است.
متاسفانه در اکثر مواقع چنین اسنادی به صورت مدون موجود نیست یا در ابتدای کار تدوین شده و بعد از آن، چون اضافه کردن تغییرات یا روند اتفاقات به صورت دستی، خستهکننده و زمانبر است، بروزرسانی نمیشوند.
تا اینجای مقاله با پارامترهایی که نقصان یا پراکندگی دادههای آنها موجب ضعف عملکرد سیستم مدیریت سرویس ایاب و ذهاب میشود، آشنا شدیم اما در ادامه به یک سوال مهم در خصوص تبعات این نقص اطلاعات در سازمان، پاسخ خواهیم داد.
سوال: پراکندگی اطلاعات در سیستم حملونقل، چه پیامدهایی به همراه دارد؟
پراکندگی دادهها در هر حوزهای موجب میشود که نظارت و کنترل دشوار شده و خطای تصمیمگیری افزایش یابد؛ چرا که گاهاً بخشی از دادهها در فرآیند تحلیل و نتیجهگیری از قلم میافتند و اگر این دادهها از جمله موارد مهم باشند، مسیر تصمیمگیری را به طور کامل تغییر میدهند.
علاوه بر این چون دادهها توسط افراد مختلف به صورت دستی ثبت میشوند، در صورت بروز خطا، امکان ردیابی عاملین خطا هم سخت خواهد بود.
دو مورد از مهمترین پیامدهای پراکندگی اطلاعات عبارتند از:
ناتوانی در استخراج گزارشات سفارشی و عمومی
پراکندگی اطلاعات مربوط به مسافر، راننده، خودرو، ایستگاهها و مسیر، موجب میشود که متصدیان امر، امکان گزارشگیری جامع یا سفارشی نداشته باشند یا با صرف زمان و انرژی خیلی زیادی بتوانند گزارشاتی آماده کنند که امکان خطا در آنها زیاد خواهد بود.
با این تفاسیر زمانی را تصور کنید که مدیران رده بالای سازمان از بخشهای مختلف به منظور بررسی عملکرد این بخش، درخواست گزارشات مختلف دارند. چه اتفاقی برای کارکنان این واحد میافتد؟ تمام زمان و انرژی خود را باید صرف آمادهسازی این گزارشات کنند.
ناتوانی و خطا در تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی
یکی دیگر پیامدهای اطلاعات پراکنده و ناقص، ناتوانی در تحلیل و پیشبینی نیازمندیهاست. اگر اطلاعات مربوط به خودروها به صورت منسجم ذخیره شده و در دسترس باشند، قبل از خرابی خودروها، سرویسهای دورهای انجام میشوند تا سرویسی از خط خارج نشود یا در صورت بروز خرابی، سرویسهای آزاد مشخص بوده و بلافاصله جایگزین شوند.
این موضوع برای اطلاعات ایستگاهها و مسیر متفاوتتر خواهد بود. چرا که عدم یکپارچکی و انسجام اطلاعات، مانع تعیین ایستگاههای مناسب و مسیرهای بهینه میشود که نارضایتی پرسنل و تحمیل هزینه به سازمان را به همراه خواهد داشت.
کلام آخر
در این مقاله در در خصوص یکی از مهمترین چالشهایی که واحد حملونقل سازمان با آن مواجه است، یعنی پراکندگی اطلاعات، صحبت کردیم.
گفتیم که عدم انسجام در اطلاعات محل سکونت پرسنل، اطلاعات رانندگان، خودروها و همچنین اطلاعات مربوط به مسیر و ایستگاهها، موجب ناتوانی در گزارشگیری، تحلیل و در نهایت تصمیمگیری درست در سازمان خواهد شد.
به منظور حل این مسئله، شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزار تخصصی مدیریت عملیات ایاب و ذهاب پرسنل را طراحی و تولید کرده است که پس از راهاندازی این نرمافزار در سازمانتان، میتوانید همه اطلاعات موردنیاز را به صورت یکپارچه در صفحه مانتیتورتان مشاهده کرده و گزارشهای مختلف را تنها با چند کلیک دریافت کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرمافزار، با شماره 02191035402 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
