سالهاست که سرویس ایاب و ذهاب به عنوان یکی از امکانات رفاهی مخصوصاً در سازمانهای بزرگ و سازمانهایی که دور از محل سکونت افراد هستند، استفاده میشود.
وجود چنین سرویسی به تنهایی کافی نیست؛ چرا که نظارت و کنترل دقیقی نیاز دارد که بتواند عملکردی درست ارائه دهد. یکی از بخشهایی که باید به صورت مکرر بررسی شود، عملکرد ناوگان و ورود و خروج آنهاست. این کار در سازمانهایی که به صورت دستی فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب را انجام میدهند، چالشهای زیادی دارد که در این مقاله پیرامون آن صحبت میکنیم.
با ما همراه باشید تا ضمن معرفی چالشهای روش دستی گزارشگیری و پایش ورود و خروج خودروها، راهکاری هوشمند به شما معرفی کنیم.
چالش گزارشگیری و پایش ورود و خروج خودروها در روش ثبت دستی اطلاعات
در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، به منظور پایش ورود و خروج خودروها یک شخص در نظر گرفته میشود. این شخص مسئولیت دارد که در ورودی شرکت مستقر شده و به صورت دستی، زمان ورود خودرو به سازمان، زمان خروج آن، میزان تاخیر، توقف، غیبت و … را ثبت کرده و نگهداری کند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
اطلاعات ثبت شده یا در اسناد کاغذی نگهداری میشوند یا در فایلهای اکسل. نکتهای که باید به آن توجه کرد این است که در روش ثبت دستی خطاهایی وجود دارد و ممکن است مواردی از قلم بیفتند یا سهواً یا خطا ثبت شوند.
مشکل این روش ثبت اطلاعات، در دو جا به شکل جدی خودش را نشان میدهد: اول زمانی که میخواهیم از وضعیت عملکرد ناوگان گزارشهای مدتدارِ ماهانه و سالانه تهیه کنیم و دوم زمانی که قرار است این گزارشها تبدیل به کارکرد ماهانه رانندگان و در نهایت صورت وضعیتهای مالی شود.
در بخش مربوط به تبدیل این دادههای ثبت شده به کارکرد و نهایتاً صورت وضعیتهای مالی، به دلیل وجود خطا در ثبت دستی اطلاعات، احتمال مغایرت در دادههای طرفین (دادههایی که توسط راننده ثبت شده و دادههای ثبت شده توسط سازمان) وجود دارد که ممکن است موجب تضییع حق راننده یا سازمان شود.
در بخش گزارشگیری نیز تصور کنید که به دلیل نیاز به بررسی وضعیت عملکرد ناوگان، مدیران ارشد درخواست گزارشهای چند ماهه و سالانه میکنند. در اینجا واحد حملونقل باید در سریعترین زمان ممکن و بدون خطا گزارشها را اعلام کند. چنین دقت و سرعت عملی در روش ثبت دستی اطلاعات امکانپذیر نیست؛ چرا که دادههای این روش به صورت دستی ثبت شده و باید زمان زیادی برای تدوین گزارشهای بلند مدت صرف کرد که احتمال خطا هم در آنها زیاد است. در نتیجه پیشبینیها و تصمیمگیریهای آینده نیز دارای خطا خواهند بود.
گزارشهای پایش ورود و خروج خودروها همچنین برای بررسی عملکرد رانندگان و تصمیمگیری در خصوص ادامه همکاری با آنها نیز نیاز است که وقتی با خطا ثبت میشود تصمیمگیری را نیز با خطا مواجه میکند.
گزارشگیری و پایش ورود و خروج خودروها به صورت هوشمند
تا اینجا در مورد چالشها و مشکلاتی که ثبت دستی ورود و خروج ناوگان و گزارشگیری از آنها برای سازمان ایجاد میکند، صحبت کردیم. گفتیم که در این روش امکان خطا زیاد بوده و در نتیجه ممکن است تنش میان رانندگان و واحد حملونقل زیاد شده و حتی تصمیمگیریهای نادرستی را در مورد رانندگان به دنبال داشته باشد. بنابراین باید روشهایی استفاده شود که تردد ناوگان را به صورت اتوماتیک و هوشمند ثبت کند.
به منظور حل این مشکل، شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزاری را طراحی و تولید کرده است. این نرمافزار با بهرهگیری از ابزارهای ردیاب، به شما کمک میکند بدون درگیری نیروی انسانی، به صورت به روز و در لحظه اطلاعات مربوط به ورود و خروج خودروهایتان را داشته باشید. این اطلاعات به صورت مرتب ثبت و نگهداری میشوند و با حداقل خطا همراه هستند.
همچنین این نرمافزار به شما کمک میکند که از دادههای ثبت شده به صورت دورهای گزارشهای مختلف استخراج کنید. گزارشهایی شفاف و بدون خطا که میتوانید بر اساس آنها با اطمینان تصمیمگیری کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد یا دریافت مشاوره رایگان میتوانید میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
