یکی از مهمترین امکانات رفاهی در سازمانها، سرویس ایاب و ذهاب است که اکثر شرکتها، مدارس و کارخانهها برای رفع نیازهای حملونقلی کارکنان خود، از آن استفاده میکنند. البته تنها رفع نیاز مطرح نیست؛ چرا که کسب رضایت حداکثری پرسنل با بهترین عملکرد، هدف نهایی است.
سرویس ایاب و ذهاب همانطور که از نام آن پیداست، وظیفه دارد کارکنان را از ایستگاههای تعیین شده سوار کرده و در نهایت ایمنی و سلامت به مقصد برساند. اگرچه برنامه ایستگاهها، زمان رسیدن سرویس به هر کدام و مسیری که باید طی شود، از قبل تعیین میشوند اما به دلایل مختلفی مانند خرابی ناوگان، احتمال تغییر در برنامه وجود دارد. در چنین شرایطی تماسهای متعددی، هم برای هماهنگی و جایگزینی سرویس جدید و هم اطلاعرسانی برنامه جدید به همه افراد درگیر در آن خط، انجام میشود.
در این مقاله، به چالش تماسهای پرتعداد پیمانکاران، رانندگان و کارکنان به منظور تغییر در برنامهریزی سرویس ایاب و ذهاب پرداخته و در نهایت راهکاری موثر به منظور بهبود و رفع این مسائل ارائه خواهیم کرد.
بخشهای مختلف سرویس ایاب و ذهاب چگونه کار میکنند و هماهنگ میشوند؟
هر سیستم ایاب و ذهابی، از بخشهای مختلفی تشکیل شده که ایستگاه، مسیر، سرویس، راننده و پرسنل سازمان را شامل میشود؛ این موارد در کنار پیمانکاران و پرسنل واحد حملونقل سازمان، تیم حمل و نقل را تشکیل میدهند که هماهنگی آنها، باعث عملکرد درست سیستم خواهد شد.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
ایستگاهها بر اساس محل سکونت پرسنل تعیین شده و سرویسها نیز بسته به وضعیت ناوگان یا در مالکیت سازمان هستند یا در مالکیت پیمانکاران حملونقل که نیاز سازمان را تامین میکنند که در هر صورت، هماهنگی و برنامهریزی آنها به عهده مدیر نقلیه است.
در صورتی که سرویسها متعلق به سازمان باشند، رانندگان، پرسنل سازمان و مدیر نقلیه که یکی از کارکنان واحد حملونقل است، سه کاربر مهم هستند و اگر خدمات حملونقل برونسپاری شده باشند، علاوه بر این سه گزینه پیمانکاران نیز نقش موثری در این میان دارند.
در واقع پیمانکار یا مدیر نقلیه، باید بهترین برنامهریزی را برای ایستگاهها و مسیر انجام داده تا رانندگان بتوانند در سریعترین زمان ممکن و با بهترین کیفیت پرسنل را به مقصد برسانند.
همه این موارد تا زمانی که هر یک از بخشها به درستی کار میکنند به صورت پیشفرض انجام میشود اما اگر نقصی در برنامه اتفاق افتد، سرویسی از دسترس خارج شود یا رانندهای دچار مشکل شود چه اتفاقی برای این برنامه از پیش تعیین شده میافتد؟
در سازمانهایی که پایگاه مشترکی برای اطلاعرسانی به پرسنل وجود ندارد، هر تغییر یا مشکلی در برنامه از طریق تماس تلفنی به پیمانکار یا مدیر نقلیه، اطلاع داده میشود.
وضعیتی را تصور کنید که یک سرویس از دسترس خارج شده باشد و راننده با چند دقیقه تاخیر به مدیر نقلیه یا پیمانکار اطلاع میدهد؛ شخص مسئول باید بلافاصله یک خودروی جایگزین به همراه راننده را هماهنگ کرده و به سمت ایستگاههای موردنظر بفرستد. در همین حین چون درگاه مشترکی برای اطلاعرسانی به پرسنلی که در ایستگاهها منتظر هستند وجود ندارد، کارکنان یکی یکی با واحد حملونقل تماس گرفته و جویای علت تاخیر میشوند. در برخی موارد ممکن است پرسنل آشفته شده و مکالماتی تنشزا داشته باشند.
در این میان پیمانکار یا مدیر نقلیه که باید تمرکز خود را بر جایگزینی سرویس جدید در کمترین زمان ممکن بگذارد تا مسئله را حل کند، ناچار به پاسخگویی به تماسهای زیاد و مکرر میشود که علاوه بر خستگی، آشفتگی فراوانی نیز برای وی به همراه خواهد داشت.
آیا راه حلی برای کاهش تعداد تماسها برای اطلاعرسانی برنامه سرویسها وجود دارد؟
همانطور که گفتیم در سازمانهایی که هماهنگیهای مربوط به سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، در صورت بروز رخدادی پیشبینی نشده، پیمانکاران یا کارکنان واحد حملونقل ناچار هستند تماسهای زیادی را پاسخگو باشند که انرژی آنها را گرفته و موجب خستگی و آشفتگیشان میشود.
شرکت ریوا سرویس شدآمد با بهرهگیری از نیروی متخصص، راهکاری موثر به منظور مدیریت فرآیند سرویس ایاب و ذهاب در سازمانها ارائه کرده است. این راهکار علاوه بر تعیین بهینه ایستگاهها و مسیرها، تغییرات پیشبینی نشده را در سریعترین زمان ممکن، به همه افراد درگیر، اطلاعرسانی میکند و از این طریق تعداد تماسها را تا حد چشمگیری کاهش میدهد. این ابزار باعث میشود که پیمانکاران یا کارمندان واحد حملونقل به جای درگیری با تماسهای مکرر، بر بهترین و سریعترین روش رفع مشکل متمرکز شوند.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد و یا دریافت دموی رایگان نرمافزار، میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس بگیرید یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
