امروزه اکثر سازمانها از سرویس ایاب و ذهاب به منظور ایجاد نظم بیشتر در سازمان و رفاه کارکنان استفاده میکنند. سرویس ایاب و ذهاب از بخشهای مختلفی تشکیل شده که رانندگان، خودرو، مسافر، ایستگاه و مسیر را شامل میشود. رانندگان و خودروها به خدمت گرفته میشوند تا مسافر را از ایستگاهها و مسیر تعیین شده به مقصد برسانند. بنابراین رانندگان و خودروها دو جز مهم از سرویس ایاب و ذهاب هستند که بررسی صلاحیت آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.
در سازمانهایی که فرایند مدیریت سیستم ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، در کنترل مدارک و صلاحیت رانندگان و خودروها، چالشهایی وجود دارد که در ادامه به آنها میپردازیم. با ما همراه باشید تا ضمن آشنایی با این چالشها، از روشهای به روز حل آنها نیز آگاه شوید.
کنترل مدارک و صلاحیت رانندگان و خودروها چگونه انجام میشود؟
رانندگان به دو صورت با سازمان همکاری میکنند یا از طرف پیمانکاران هستند یا به صورت مستقیم با سازمان قرارداد میبندند که در هر صورت باید صلاحیت آنها تایید شود.
به منظور تایید صلاحیت رانندگان، در ابتدای قرارداد به مدارکی مانند گواهینامه، کارت سلامت، تست عدم اعتیاد، گواهی عدم سوء پیشینه و … نیاز است که باید از مراجع مختلف استعلام گرفته شود. در مورد خودروها نیز اعتبار بیمهنامه، معاینه فنی و هر آنچه به ایمنی و سلامت خودرو مربوط میشود، لازم است.
درست است که معمولاً در حین عقد قرارداد همه این مدارک آماده شده و تحویل سازمان داده میشود اما چالش از اینجا به بعد آغاز میشود؛ چرا که معمولاً همه مدارک حین عقد قرارداد دارای اعتبار هستند اما مثلاً ممکن است بیمهنامه خودرویی سه ماه دیگر تمام شود یا اعتبار گواهینامه راننده ۴ ماه دیگر باشد. در سازمانهایی که فرایند مدیریت و کنترل سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، کنترل این موارد در زمان مقرر بعدی، سخت بوده و معمولاً از قلم میافتد.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
شاید اگر تعداد خودروها و رانندگان محدود باشد باز هم در روش ثبت دستی بتوان به صورت دورهای آنها را کنترل کرد اما زمانی که تعداد رانندهها و خودروها زیاد میشود نظارت و کنترل دورهای مدارک هم چاره کار نخواهد بود چرا که هشداری وجود ندارد و معمولاً از این موارد چشمپوشی میشود.
تنها راه حل چنین مسائلی این است که از روشی سیستماتیک استفاده شود که در موعد مقرر به مسئول مربوطه هشدار های لازم را بدهد.
راهکاری موثر برای چالش کنترل مدارک و صلاحیت رانندگان و خودروها
همانطور که گفتیم در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، اگرچه معمولاً در زمان عقد قرارداد همه مدارک کامل است اما تمدید مدت و کنترل آنها چند ماه پس از قرارداد کاری دشوار است.
شرکت ریوا سرویس شدآمد نرمافزاری ارائه داده که به شما این امکان را میدهد در ابتدای قرارداد اطلاعات مربوط به رانندگان، خودروها و مدت اعتبار مدارکشان را ثبت کنید. این نرمافزار به صورت دورهای هشدارهایی میدهد که مثلاً یک ماه دیگر اعتبار بیمهنامه فلان خودرو تمام میشود و شما میتوانید به مالک اطلاع دهید تا در اسرع وقت بیمهنامه خود را تمدید کرده و اطلاعات جدید را به سیستم وارد کنید.
مثال دیگر به سرویسهای دورهای ناوگان مربوط میشود. شما حتی میتوانید تاریخ سرویسهای دورهای خودروها را در نرمافزار وارد کرده و قبل از فرارسیدن زمان، هشدار دریافت کنید. این مورد از خرابی خودروها حین سرویس و به هم ریختن برنامهها جلوگیری میکند.
با استفاده از این نرمافزار خیالتان از بابت تایید صلاحیت دورهای خودرو و رانندگان راحت خواهد شد. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر یا دریافت مشاوره رایگان میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
