در بسیاری از سازمانها گاهی نیاز میشود برای انجام امور مربوط به شرکت، یک یا چند نفر از کارکنان به محلی خارج از شرکت مراجعه کرده و پس از انجام وظایف محوله، به محل کار خود بازگردند که به این کار ماموریت اداری یا ماموریت کاری گفته میشود.
از آنجایی که این ماموریتها برای انجام اهداف شرکت صورت میگیرد، تامین نیازهای کارکنان برای تحقق این وظایف، به عهده سازمان است. یکی از مهمترین نیازها، تامین وسایل نقلیه به منظور تردد است که ارتباط مستقیم با واحد حملونقل سازمان دارد.
در این مقاله در مورد چالشهایی صحبت میکنیم که کارکنان به منظور هماهنگی خودروی ماموریتها، با آن مواجه میشوند. در انتها نیز راهکاری موثر به منظور صرفهجویی در زمان، تسهیل کار پرسنل و کارکنان واحد حملونقل و به طور کلی حل این مسائل ارائه میدهیم.
درخواستهای خودرو برای ماموریت چگونه انجام میشود؟
درخواست ماموریت کاری، یک نوع نامه رسمی است که توسط یک فرد یا کارمند به مسئولان یا مدیران مربوطه ارسال میشود تا اجازه حضور و فعالیت در مکانی خاص یا انجام وظایف خاص را برای یک مدت زمانی درخواست کند.
این درخواست معمولاً شامل مواردی چون هدف ماموریت، مدت زمان ماموریت، زمان رفت و برگشت، مسئولیتها، نیازمندیهای طول سفر و هرگونه اطلاعات مهم دیگر مرتبط با کاریست که فرد در حین ماموریت باید انجام دهد.
پس از ثبت چنین درخواستی، مدیر مربوطه درخواست را بررسی کرده و در صورت تایید، برای تامین پیشنیازها و فراهم کردن شرایط ماموریت، به سایر بخشها ارجاع میدهد. یکی از این بخشها واحد حملونقل سازمان است که موظف به تامین خودرو برای ماموریت خواهد بود.
این واحد با توجه به اولویت ماموریتها، تعداد خودروهای موجود و مقاصد سفر، برنامهریزی کرده و نتیجه را به صورت کتبی یا تلفنی به پرسنل اطلاع میدهد.
چالشهای هماهنگی خودروی ماموریت در سازمان
گفتیم که زمانی که پرسنل درخواست ماموریت خود را ثبت میکنند، پس تایید توسط مدیر مربوطه، به منظور تامین خودرو، به واحد حملونقل ارجاع داده میشود.
در این مرحله کارمندان یا درگیر بروکراسیهای زمانبر اداری میشوند یا تماسهای مکرر؛ چرا که در برخی سازمانها هماهنگی پرسنل با واحد حملونقل به صورت تلفنی و در برخی دیگر به صورت کتبی است که در هر دو صورت یا تعداد تماسهای زیادی باید انجام شود یا سلسله مراتب اداری زیاد تا خودرو تخصیص یابد و کارمندان بتوانند ماموریتشان را به موقع و با برنامه به سرانجام برسانند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
علاوه بر مسئله روش ثبت درخواست، وضعیت خودروهای سازمان هم چالش دیگری است. اگر خودروها در مالکیت سازمان باشند، بسته به تعداد خودروها، اولویت ماموریتها، مقصد ماموریتها و … خودرو تخصیص داده میشود. در این حالت به علت محدود بودن خودروها، برخی از ماموریتها با چند روز تاخیر انجام میشوند.
اگر سازمان خودروی کافی برای تامین نیاز ماموریتها نداشته باشد، ناچار به استفاده از خودروهای برون سازمانی مانند آژانس، اسنپ و … است. در این حالت هماهنگ شدن واحد حملونقل با آژانس و سپس هماهنگی با پرسنل، زمان زیادی میبرد و اغلب نیازمند تماسهای مکرر است که باعث خستگی و پریشانی پرسنل قبل از ماموریت شده و در عملکرد آنها تاثیرگذار خواهد بود.
مورد دیگر که در برخی از سازمانها اتفاق میافتد، واگذار کردن کامل مسئولیت تامین خودرو به پرسنل است که کارمندان باید خودشان درگیر گرفتن آژانس یا اسنپ شوند و هزینه را هم پرداخت کنند و در نهایت با ارائه مدارک، با هزینههای ماموریت آن را دریافت کنند که این کار نیز خوشایند پرسنل نیست؛ چرا که علاوه بر این که در چنین مسئولیتی در چارچوب وظایف آنها نیست، درگیر کارهای زمانبر اداری پس از انجام ماموریت میشوند.
این موارد چالشهایی هستند که پرسنل اکثر سازمانها برای انجام ماموریت با آنها مواجه هستند؛ در حالی که اگر سیستم مدیریت سرویس ایاب و ذهاب در سازمانها وجود داشته باشد، تمام این موارد تسهیل شده و در کمترین زمان ممکن، بدون فوت وقت و تماسهای مکرر و نارضایتی پرسنل، انجام میشوند.
راهکاری موثر برای رفع چالش هماهنگی خودروی ماموریت
همانطور که در این مقاله توضیح دادیم، هماهنگی خودرو برای ماموریت، چالشهای مختلفی را برای پرسنل به همراه دارد که علاوه بر اتلاف وقت، باعث تماسهای مکرر یا درگیری با بروکراسیهای اداری میشود.
این در حالی است که شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزاری تخصصی برای مدیریت سرویس ایاب و ذهاب طراحی و تولید کرده که همه این موارد را تسهیل میکند.
در این نرمافزار درخواستهای خودرو برای ماموریت ثبت شده و سیستم به صورت اتوماتیک در سریعترین زمان ممکن، فرآیند برنامهریزی و تخصیص خودروی ماموریت را انجام میدهد.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این نرمافزار یا درخواست استفاده از دمو، میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
