امروزه که وجود سرویس ایاب و ذهاب در اکثر سازمانها رواج پیدا کرده، ثبت درست اطلاعات بخشهای مختلف و استفاده از آنها برای استخراج گزارشات مختلف و نظارت بر عملکرد آنها نیز از اهمیت ویژهای برخوردار شده است. اطلاعات مربوط به خودرو و رانندگان دو بخش مهم سرویس ایاب و ذهاب است که ایمنی سرویس و سلامت مسافران را تضمین میکند.
در این مقاله به پیامدهای ناشی از کاستی در اطلاعات هویتی، صلاحیت و ایمنی رانندگان و خودروها پرداخته و در پایان راهکاری موثر به منظور حل این مسائل ارائه خواهیم داد.
نقصان در اطلاعات الکترونیکی رانندگان و خودروها چه پیامدهایی را به دنبال خواهد داشت؟
در سازمانهایی که فرایند سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی مدیریت میشود، اطلاعات مربوط به خودرو و رانندگان معمولاً در اسناد کاغذی یا فایلهای اکسل ذخیره و نگهداری میشوند. این اطلاعات برای رانندگان شامل گواهینامه، کارت سلامت، امتیازهای منفی گواهینامه و … خواهد بود و برای خودروها کارت خودرو، بیمهنامه، معاینه فنی و اطلاعات کلی مربوط به وضعیت سلامت را شامل میشود.
این اطلاعات معمولاً یک بار و در زمان عقد قرارداد به سازمان داده میشود و معمولاً همان یک بار ثبت و نگهداری میشوند. گاهی به دلیل تحویل مدارک به چند نفر یا ثبت اطلاعات توسط پرسنل مختلف، برخی از دادهها از قلم افتاده یا گم میشوند. به همین دلیل معمولاً اطلاعات دریافت شده به صورت ناقص ثبت میشود.
زمانی که اطلاعات به صورت دستی ثبت و نگهداری شوند، پیگیری و بروزرسانی آنها نیز کار دشواری خواهد بود. به عنوان مثال اگرچه معمولاً در ابتدای عقد قرارداد، بیمهنامه خودروها دارای اعتبار است اما این امکان وجود دارد که پس از گذشت مدتی از شروع قرارداد، اعتبار آن تمام شود. پیگیری بروزرسانی بیمهنامه خودروها که از اهمیت بالایی هم برخوردار است، در روش ثبت دستی اطلاعات، ممکن است از قلم بیفتد. هر چه تعداد خودروهای سازمان بیشتر باشد، احتمال وقوع این مسئله نیز افزایش مییابد. این مسئله در مورد معاینه فنی خودروها، کارت سلامت رانندگان، گواهینامه و … نیز صدق میکند.
بنابراین در صورتی که اطلاعات هویتی رانندگان و خودروها به صورت دستی ثبت شود، این امکان وجود دارد که نظارت دقیق و کنترلشدهای بر بخشهای مختلف آن صورت نگیرد. از جمله پیامدهای ناشی از نقصان در اطلاعات رانندگان و خودروها مخیتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- خرابی خودروها ناشی از عدم انجام سرویسهای دورهای
- وجود رانندگان پرخطر در سازمان که امتیازهای منفی گواهینامه آنها خیلی زیاد است
- افزایش ریسک سلامت جسمی و روانی مسافران ناشی از حضور رانندگان پرخطر و خودروهای غیرایمن
- تحمیل هزینههای جبرانناپذیر به سازمان ناشی از وجود رانندگان پرخطر و خودروهای غیرایمن
عدم توجه به چنین مواردی باعث میشود که سیستم ایاب و ذهاب سازمان از سلامت کافی برخوردار نبوده و نتواند امنیت و آرامش مسافران را به خوبی تامین کند.
چگونه میتوان اطلاعات رانندگان و خودروها به صورت یکپارچه ثبت و بروزرسانی کرد؟
همانطور که گفتیم ثبت دستی اطلاعات رانندگان و خودروها باعث میشود که پیگیری و نظارت بر آنها دشوار شده و حتی با اطمینان نتوان در مورد اعتبار آنها اظهارنظر کرد.
وجود خودروهایی که معاینه فنی ندارند یا رانندگانی که اعتبار گواهینامه آنها تمام شده یا امتیاز منفی زیادی دارد، میتوانند مشکلات و خسارات جبرانناپذیری برای سازمان به همراه داشته باشد. بنابراین برای ثبت و نظارت بر این بخشها، شدیداً نیاز به سیستمی احساس میشود که علاوه بر ثبت اطلاعات، امکان بروزرسانی دقیق و به موقع آنها را نیز فراهم کند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزاری را طراحی و تولید کرده که این امکان را برای شما فراهم میکند که بتوانید اطلاعات بخشهای مختلف سیستم ایاب و ذهاب شامل لوکیشن منازل پرسنل، اطلاعات خودروها، رانندگان، ایستگاهها و مسیرها را به صورت دقیق در آن ثبت و نگهداری کنید. بعلاوه این امکان را فراهم میکند که بتوانید زودتر از موعد، پیامکهای مربوط به تمدید اعتبار مدارک مختلف را دریافت کرده و در مورد آنها اقدام کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
