امروزه وجود سرویس ایاب و ذهاب در اکثر سازمانها به یکی از امکانات ضروری تبدیل شده است. اگرچه وجود چنین سرویسی لازم است اما نظارت و کنترل بر آن توسط مدیران سطوح بالا در سازمان نیز اهمیت ویژهای دارد؛ چرا که از این طریق میتوان علاوه بر بهبود عملکرد آن، از هزینههای اضافه در سازمان جلوگیری کرد.
به منظور کنترل و نظارت، آنچه که اهمیت بالایی دارد، امکان استخراج گزارشات مختلف برای تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی در آینده است. این مورد برخلاف اهمیت بالایی که دارد، معمولاً در سازمانها نادیده گرفته میشود.
در این مقاله به مسئله ناتوانی در قدرت تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی در سازمانهایی میپردازیم که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب در آنها به صورت دستی انجام میشود. در پایان نیز ابزاری موثر به منظور حل این مسئله ارائه میدهیم.
چه مواردی باعث ضعف در قدرت تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی میشود؟
هر سیستم ایاب و ذهابی از بخشهای مختلفی تشکیل شده که مسافر، ایستگاه، مسیر، راننده و خودرو را شامل میشود. در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، اطلاعات مربوط به این بخشها در اسناد کاغذی یا فایلهای اکسل ثبت و ذخیرهسازی میشوند.
این اطلاعات معمولاً در طول زمان و توسط افراد مختلف ثبت و نگهداری میشوند. بنابراین احتمال نقص، عدم بروزرسانی و پراکندگی آنها خیلی زیاد خواهد بود.
به عنوان مثال اطلاعات مربوط به تعداد افرادی که در شیفتهای مختلف از سرویس استفاده میکنند، کیلومتراژ طی شده توسط هر سرویس، میزان سوخت مصرفی و پرداختی به رانندگان، از جمله مواردی است که چون به صورت دستی ثبت میشوند، استخراج اطلاعات هدفمند از آنها کاری دشوار است.
حال تصور کنید که مدیران به منظور بررسی میزان هزینهای که سرویس ایاب و ذهاب به سازمان تحمیل میکند، نیازمند گزارشاتی جامع از بخشهای مختلف باشند. این گزارشات چگونه آماده میشوند؟ پرسنل واحد حملونقل باید زمان زیادی را صرف بررسی دادههایی که به صورت پراکنده ثبت شدهاند، کرده تا بتوانند گزارشی تهیه کنند که امکان خطای زیادی دارد.
بنابراین در سازمانی که اطلاعات به صورت ناقص و پراکنده ثبت و نگهداری میشوند، امکان نظارت و کنترل دقیقی وجود نداشته و در نتیجه نمیتوان وضعیت موجود را به درستی تحلیل و خطاها را پیشبینی کرده تا تصمیمات درست و عاری از خطا برای آینده گرفت.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
بنابراین میتوان دو مسئله را به عنوان دلایل اصلی در ناتوانی در تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی در فرایند سرویس ایاب و ذهاب مطرح کرد:
- پراکندگی اطلاعات که معمولاً توسط افراد مختلف در بازههای زمانی متفاوت و در اسناد جداگانه ثبت و نگهداری میشود.
- نقص در ثبت اطلاعات لوکیشن منازل پرسنل، ایستگاهها، مسیرها، خودرو و رانندگان
پراکندگی اطلاعات و نقص در اطلاعات باعث میشوند که فرایند سرویس ایاب و ذهاب، آنگونه که باید برنامهریزی نشده و نتوان گزارشاتی قابل اتکا از آنها استخراج کرد. در نتیجه علاوه بر ضعف عملکرد اجرایی این سرویس، هزینههایی به سازمان تحمیل میشود که با توجه به نقص و پراکندگی اطلاعات، در گزارشات شناسایی نشده و به صورت مستمر برای سازمان باقی میمانند.
این موارد باعث میشود که مدیران و افرادی که نیازمند گزارشات دقیق و سفارشی برای تحلیل وضعیت سیستم هستند، از این امکان محروم شده و ناچار به تصمیمگیری بر اساس دادههای دارای خطا شوند.
این در حالی است که اگر دادههای مربوط به سرویس ایاب و ذهاب در بخشهای مختلف به صورت منظم و یکپارچه ثبت و نگهداری شوند، هنگام بررسی میزان اثربخشی آن در سازمان در مقایسه با هزینههایی که به دنبال دارد، چیزی از قلم نمیافتد.
تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی با بهرهگیری از ابزارهای نوین
همانطور که گفتیم در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، اطلاعات بخشهای مختلف سیستم به صورت پراکنده و ناقص ثبت و نگهداری میشوند. این دادههای پراکنده منجر به استخراج گزارشاتی دارای خطا شده که مدیران و مسئولین را در تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی برای آینده ناتوان خواهد کرد.
شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرمافزاری را طراحی و تولید کرده که این امکان را فراهم میکند که اطلاعات مربوط به بخشهای مختلف سیستم ایاب و ذهاب را به صورت جامع و منسجم ثبت، نگهداری و بروزرسانی کنید. به کمک این ابزار میتوانید گزارشات مختلف دورهای را تنها با چند کلیک دریافت کرده و بر اساس آنها تصمیمگیری کنید.
این ابزار علاوه بر آن که اطلاعات را به صورت جامع نگهداری میکند، یادآورهایی به منظور بروزرسانی در اختیار شما قرار میدهد تا همیشه به جدیدترین اطلاعات دسترسی داشته باشید و تصمیماتی با حداقل خطا اتخاذ کنید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد، میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
