مدیران ارشد در نظارت بر عملکرد واحد حمل‌ونقل با چه چالش‌هایی مواجه می‌شوند؟

مهارت نظارت و ارزیابی دو مهارت کلیدی در کنترل سازمان‌ها است که برای اطمینان از اثربخشی، کارآمدی و بهره‌وری فعالیت‌ها و پروژه‌های سازمان ضروری‌اند.  واحد مالی، مدیران عامل و مدیران سطوح بالایی سازمان از جمله کسانی هستند که نقش موثری مخصوصاً در بخش ارزیابی دارند و همچنین در تصمیم گیری و آینده سازمان تاثیرگذار خواهند بود.

واحد حمل و نقل یکی از واحدهای مهم هر سازمانی است که نظارت بر عملکرد آن تاثیر زیادی در هزینه‌های سازمانی و رضایتمندی پرسنل خواهد داشت. این واحد از فعالیت‌های مختلفی تشکیل شده که اغلب اوقات به صورت دستی انجام می‌شوند و و همین باعث می‌شود که ردیابی و ارزیابی درست عملکرد این واحد با مشکل مواجه شود.

در این مقاله به چالش‌ها و مشکلاتی که واحد مالی و مدیران عامل سازمان در واحد حمل و نقل با آن مواجه هستند، می‌پردازیم. این چالش‌ها در سه بخش پیچیدگی عملیات، هزینه و بهره‌وری و رضایتمندی کارکنان بررسی می‌شوند. در پایان هم راهکاری موثر برای حل این مسائل ارائه خواهیم کرد.

چالش اول: پیچیدگی عملیات

عملیات مختلف، تکراری و گاها متضاد، از جمله چالش‌هایی است که پیچیدگی آن در روش دستی ثبت اطلاعات در واحد حمل‌ونقل سازمان، دو چندان می‌شود. این پیچیدگی در بخش‌های گزارش‌گیری و اجرای سیاست‌های سازمانی تاثیر گذاشته و منجر به تصمیمات نادرست خواهد شد.

مغایرت و زمان بر بودن تهیه صورت وضعیت ماهیانه خودرو و رانندگان و پیمانکاران

رانندگان، پیمانکاران و خودروها، سه بخش اصلی در سیستم حمل‌ونقل سازمان هستند که اطلاعات آن‌ها باید به صورت دقیق و درست ثبت و نگهداری شود. واحد حمل‌ونقل به منظور بررسی عملکرد هر یک از این بخش‌ها، در پایان ماه گزارش‌هایی از رانندگان و پیمانکاران دریافت می‌کند که شامل لیستی از اقدامات انجام شده، هزینه‌های صرف شده، کارکرد خودروها و … است.

در صورتی که هر یک از افراد، اطلاعات را بر اساس پارامترهای موردنظر خود گزارش دهد، احتمالاً یکپارچه و منسجم کردن آن‌ها به عهده اعضای واحد حمل‌ونقل خواهد بود که کاری زمان‌بر بوده و احتمال مغایرت در داده‌ها زیاد و به تبع آن، سنجش عملکرد نیز دشوار خواهد شد.

واحد مالی به منظور پرداخت هزینه و حق‌الزحمه بخش‌های مختلف و مدیران عامل برای بررسی بهره‌وری واحد حمل‌ونقل به چنین گزارشاتی نیاز دارند. ثبت دستی اطلاعات و مغایرت در آن‌ها، باعث ضایع شدن حقوق افراد و اتخاذ تصمیمات نادرست خواهد شد.

میسر نبودن اعمال پارامترها و سیاست های سازمان در طراحی و حمل و نقل

سیاست‌های سازمانی از جمله مواردی است که افراد را در واحدهای مختلف موظف می‌کند که امکانات را متناسب با این ارزش سازماندهی و برنامه‌ریزی کنند. به عنوان مثال اگر سیاست‌های سازمان به گونه‌ای باشد که مثلا به منظور حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان از اشتراک صندلی سرویس ایاب و ذهاب با سازمان‌های دیگر جلوگیری کند و در عین حال از نظر مالی هم فقط مثلا اجازه 4 صندلی خالی در هر سرویس را بدهد، پیاده‌سازی این سیاست‌ها مخصوصا در سرویس‌های شیفت عصر و شب، به صورت دستی کاری سخت و حتی نشدنی است.

چالش دوم: هزینه و بهره‌وری

سنجش درست هزینه و میزان بهره‌وری در هر سازمانی، با موفقیت یا شکست آن ارتباط مستقیم دارد. ارزیابی میزان هزینه‌ها، سود یا زیان و بهره‌وری نهایی واحد حمل‌ونقل اهمیت ویژه‌ای دارد. هزینه‌های مادی و معنوی این واحد که باید توسط مدیران رده بالای سازمان مورد توجه قرار گیرند، عبارتند از:

زیان ناشی از صندلی های خالی

بررسی ضرر ناشی از تعداد صندلی‌های خالی در هر سازمان تنها در حالتی مشخص می‌شود که هزینه‌های ناشی از رانندگان، خودروها، پیمانکاران، مصرف سوخت، تعمیر و نگهداری و … به صورت جامع به دست آمده و مشخص شود برای هر شیفت کاری چه هزینه‌ای پرداخت می‌شود و تعداد صندلی‌های خالی نیز چنتاست. چنین گزارشی برای هر ماهن، زمان و انرژی زیادی از پرسنل واحد حمل و نقل می‌گیرد.

ضرر ناشی از پیمایش غیر بهینه خودروها

افزایش طول مسیر، خستگی کارکنان، افزایش مصرف سوخت، استهلاک خودروها، افزایش هزینه‌های تعمیر و نگهداری، افزایش خطر تصادف و … حاصل پیمایش غیربهینه خودروها خواهد بود که خسارات مالی و جانی جبران‌ناپذیری را می‌تواند به بار آورد.

هزینه تمام شده گران ناشی از خودروهای مازاد و رزرو

هر سازمانی به تعداد مشخصی خودرو نیاز دارد و گاهاً در برخی موارد، به منظور پیش‌بینی موارد اضطراری و جلوگیری از به هم ریختن برنامه‌ها، تعدادی خودرو به صورت مازاد و رزرو استفاده می‌شوند. در صورت ثبت دستی اطلاعات این خودروها و نداشتن سیستم کنترل و نگهداری، میزان کاریی و هزینه‌های این خودروها به صورت منسجم نخواهد بود و در نتیجه هزینه‌هایی به سازمان تحمیل می‌کنند که با میزان استفاده و بهره‌وری این دستگاه‌ها همخوانی ندارد.

خسارت مادی و معنوی مصرف غیربهینه سوخت و تولید آلاینده

کاهش مصرف سوخت و تولید آلاینده‌ها از جمله مسئولیت‌های اجتماعی است که اهمیت آن روز به روز افزایش می‌یابد و سازمان‌ها نقش پررنگی در این بحث مهم به عهده دارند. مدیریت تعداد خودروها، تعمیر و نگهداری به موقع آن‌ها و پیمایش مسیر بهینه، گامی موثر در راستای این مسئولیت خواهد بود.

خسارات در فرآیندهای تولید ناشی از تاخیر و خستگی کارکنان

خسارت در فرآِندهای تولید از دیگر هزینه‌هایی که دستاورد کیفیت پایین خدمات حمل‌ونقل در سازمان است. طولانی بودن مسیر سفر، زمان انتظار طولانی، خرابی سرویس، زمان انتظار طولانی و … همه از مواردی هستند که تمرکز و کارایی کارکنان را کاهش و احتمال خطا را افزایش می‌دهد. نقش مدیران در سطوح بالایی سازمان، ارزیابی درست عملکرد واحد حمل‌ونقل و جلوگیری از خسارات این چنینی است.

نداشتن مزیت سازمانی جهت جذب و نگهداشت سرمایه انسانی

نداشتن گزارشات مدون و منسجم و عدم تصمیم‌گیری درست منجر به خدمات حمل‌ونقل ضعیف در سازمان می‌شود که موجبات نارضایتی پرسنل را نیز به دنبال خواهد داشت؛ چرا که کیفیت خدمات حمل‌ونقل سازمان مخصوصاً در شهرهای بزرگ یا سازمان‌هایی که خارج شهر مستقز هستند، از اهمیت بالایی برخوردار است.

مدیریت گران ناشی از عدم تجمیع ماموریت ها (عدم همپیمایی)

عدم استفاده بهینه از خودروها برای ماموریت‌ها، از جمله مواردی است که هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند. نداشتن سیستمی برای برنامه‌ریزی ماموریت‌ها باعث می‌شود که در اکثر مواقع، خودروها بدون این که ظرفیت‌شان تکمیل شود، در مسیرهای تکراری تردد کنند. این در حالی است که با بهره‌گیری از یک سیستم مدیریت عملیات حمل‌ونقل، به خوبی می‌توان ماموریت‌های مختلف را تجمیع و هزینه‌ها را کاهش داد.

چالش سوم: رضایتمندی کارکنان

وجود سرویس ایاب و ذهاب مخصوصاً در شرکت یا سازمان‌هایی که تعداد پرسنل آن‌ها زیاد بوده یا در محل‌هایی خارج از شهر، مانند شهرک‌های صنعتی، مستقر هستند، از اهمیت بالایی برخوردار بوده و حتی در مراحل استخدام، جزء مزایای رقابتی خواهد بود. البته وجود چنین خدماتی به تنهایی کافی نیست چرا که عملکرد درست سیستم حمل‌ونقل می‌تواند موجبات رضایتمندی و آرامش‌خاطر را برای کارکنان به همراه داشته و ضعف آن نیز، علاوه بر نارضایتی، ریسک سلامت کارکنان را افزایش خواهد داد.

ریسک سلامت جسمی و روانی کارکنان ناشی از خودروی ناایمن و رانندگی پرخطر

عدم کنترل، نظارت و پایش رانندگان پرخطر در هر سیستم ایاب و ذهابی، هزینه و خطرات جبران‌ناپذیری را سازمان و کارکنان به همراه خواهد داشت. وجود راننده پرخطری که نظارتی بر عملکرد وی وجود ندارد، موجب می‌شود که خطاهای خود را بارها و بارها تکرار کرده و علاوه بر استرس و فشار روانی، خطر تصادف، آسیب جسمی، نقص عضو و حتی مرگ را برای پرسنل را ایجاد کند.

جمع‌بندی

در این مقاله در مورد چالش‌هایی صحبت کردیم که معمولاً مدیران سطوح بالایی و واحد مالی با واحد حمل‌ونقل دارند. چالش‌ها را در سه گروه پیچیدگی عملیات، هزینه و بهره‌وری و رضایتمندی کارکنان تقسیم کرده و هر کدام را نیز به تفضیل شرح دادیم.

آن‌چه که واضح است، عدم امکان ارزیابی درست عملکرد و بهره‌وری واحد حمل‌ونقل است چرا که این واحدها معمولا از سیستمی اختصاصی که همه داده‌ها را به صورت یکپارچه و جامع نگهداری کند، محروم و ناچار به ثبت دستی و نگهداری پراکنده اطلاعات خواهند بود.

در چنین شرایطی، استخراج گزارشات کاری زمان‌بر بوده و احتمال بروز خطا هم زیاد است. حال وضعیت آینده این واحد را بسنجید که بر اساس چنین گزاراشاتی قرار است در موردش تصمیم‌گیری شود. تا چه اندازه می‌توان به این تصمیمات اعتماد کرد و تا چه اندازه هزینه‌ها به درستی مدیریت می‌شوند؟

به منظور حل این مسئله، شرکت ریوا سرویس شدآمد، نرم‌افزار تخصصی مدیریت عملیات ایاب و ذهاب پرسنل را طراحی و تولید کرده است که پس از راه‌اندازی این نرم‌افزار در سازمان‌تان، می‌توانید همه اطلاعات موردنیاز را به صورت یکپارچه در صفحه مانتیتورتان مشاهده کرده و گزارش‌های مختلف و به روز را تنها با چند کلیک دریافت کنید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرم‌افزار، با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.