وقتی مدیریت ماشین‌های یک شرکت یا اداره به شما واگذار می‌شود، زود متوجه می‌شوید که این کار چقدر با نگهداری از یک ماشین شخصی متفاوت است. در کار سازمانی، همه‌چیز به یک زنجیره متصل است؛ از نحوه رانندگی پرسنل گرفته تا زمان‌بندی حرکت‌ها. اگر برای این کار یک برنامه مشخص نداشته باشید، ماشین‌ها مدام خراب می‌شوند و هزینه‌های سنگینی روی دست مجموعه می‌گذارند. هدف اصلی در یک سیستم پویا این است که ماشین‌ها همیشه آماده به کار باشند و کارهای شرکت عقب نیفتد.
خیلی از مدیران فکر می‌کنند نگهداری خودرو یعنی هر وقت ماشین خراب شد آن را به تعمیرگاه بفرستند. اما راز اصلی مجموعه‌های موفق، پیشگیری و نظارت هوشمند است. برای اینکه سرمایه شرکت هدر نرود و ماشین‌ها استهلاک کمتری داشته باشند، باید به جزئیات ساده‌ای توجه کنید که شاید در نگاه اول مهم به نظر نرسند. در این مقاله چک‌لیست کاربردی این کار را به صورت کامل شرح می‌دهیم.
چرا داشتن یک چک‌لیست فرآیندی برای شرکت‌ها حیاتی است؟
منتظر ماندن برای اینکه یک ماشین خراب شود و بعد به فکر تعمیرش بیفتیم، بدترین نوع مدیریت است. این کار نه تنها کارهای اداری شرکت را لغو می‌کند، بلکه هزینه‌های مادی سنگینی هم دارد. نگهداری خودرو به صورت پیشگیرانه، دقیقاً مثل چکاپ‌های پزشکی است؛ به شما کمک می‌کند قبل از اینکه یک مشکل کوچک به یک فاجعه و خرج بزرگ تبدیل شود، جلوی آن را بگیرید.
تغییر تمرکز از تعمیرگاه به نظم کاری
وقتی تمرکز خود را از روی تعمیرات فیزیکی برمی‌دارید و روی نظم بخشیدن به کارها می‌گذارید، بازدهی شرکت بالا می‌رود. ماشین‌های یک شرکت فقط وسیله نقلیه نیستند، بلکه ابزار کار پرسنل هستند. با مشخص کردن مسیرهای درست، بررسی‌های روزانه و ثبت اطلاعات، می‌توانید مطمئن باشید که ماشین‌های مجموعه همیشه سالم و پابرجا می‌مانند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
برای استفاده از خدمات حملونقل سازمانی، وارد صفحه شوید و فرم مورد نظر را تکمیل کنید.
چک‌لیست ۱۵ گانه، زمان‌بندی‌شده و کاربردی برای نگهداری ماشین‌های شرکت
برای اینکه کارها برای شما و پرسنل مثل آب خوردن راحت پیش برود، این چک‌لیست را به سه بخش زمانی (روزانه، دوره‌ای کوتاه و دوره‌ای بلندمدت) تقسیم کرده‌ایم تا به سادگی قابل تیک زدن باشد:
فاز اول: بررسی‌های روزانه (قبل از شروع حرکت پرسنل)
۱. قانون مشخص برای بازرسی ظاهری روزانه
هر زمان که فردی از پرسنل می‌خواهد سوار ماشین شرکت شود، باید یک بررسی سریع چند دقیقه‌ای انجام دهد. نگاه کردن به ظاهر ماشین، چک کردن مایع خنک‌کننده و اطمینان از عدم نشتی مایعات در زیر خودرو، فرآیند نگهداری خودرو را بسیار راحت می‌کند و پرسنل را دلسوزتر بار می‌آورد.
۲. پایش هوشمند هشدارهای پشت آمپر
راننده موظف است به محض روشن کردن خودرو، چراغ‌های هشداری که پشت آمپر روشن می‌شوند را چک کند. وجود هرگونه چراغ چک یا اخطار الکترونیکی باید بلافاصله از طریق سیستم اداری ثبت شود تا قبل از شروع مأموریت، از سلامت سیستم برقی و موتوری ماشین مطمئن شویم.
۳. کنترل تجهیزات ایمنی و اضطراری داخل خودرو
یکی از استانداردهای جهانی که باید در ایران هم جدی گرفته شود، چک کردن وسایل امدادی است. راننده باید مطمئن شود که کپسول آتش‌نشانی شارژ دارد، جعبه کمک‌های اولیه کامل است و در فصل سرما، زنجیر چرخ در صندوق عقب وجود دارد تا مأموریت شرکت با مخاطره روبه‌رو نشود.
فاز دوم: فرآیندهای دوره‌ای کوتاه (سه‌ماهه و شش‌ماهه)
۴. انتخاب بهترین و خلوت‌ترین مسیرهای تردد
بسیاری از خرابی‌های ماشین به خاطر رانندگی طولانی در ترافیک‌های سنگین است. با استفاده از نقشه‌های آنلاین و مشخص کردن مسیرهای خلوت برای مأموریت‌های اداری، ماشین‌ها کمتر درجا کار می‌کنند. این کار استهلاک قطعات را پایین می‌آورد و سوخت کمتری هم مصرف می‌شود.
۵. سیستم راحت برای گزارش کردن ایرادهای کوچک
پرسنل شرکت باید بتوانند خیلی راحت و بدون ترس، هر ایراد کوچکی که در ماشین می‌بینند را گزارش کنند. یک صدای خیلی کم در موتور یا لرزش خفیف فرمان اگر زود درست شود، خرج سنگینی روی دست شرکت نمی‌گذارد. ایجاد یک بستر صمیمی برای گزارش‌دهی، ضامن سلامت ماشین‌هاست.
نیاز به مشاوره دارید؟
فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخ گوی شما باشند.
۶. تهیه سوخت از جایگاه‌های مطمئن و معتبر
استفاده از سوخت بی‌کیفیت خیلی سریع به بخش‌های داخلی ماشین آسیب می‌زند. برای اینکه فرآیند نگهداری خودرو درست پیش برود، بهتر است شرکت با چند پمپ بنزین معتبر قرارداد داشته باشد یا از کارت‌های سوخت سازمانی استفاده شود تا پرسنل با پیاده‌سازی راهکارهای کاهش هزینه سوخت و نگهداری خودرو، فقط از مجاری تاییدشده بنزین بزنند.
۷. آموزش و اصلاح نحوه رانندگی پرسنل
نوع رانندگی افراد، بیشترین تاثیر را روی طول عمر ماشین دارد. گاز دادن‌های ناگهانی، ترمزهای شدید و کلاچ گرفتن‌های بی‌مورد، به شدت به ماشین آسیب می‌زنند. با آموزش ساده پرسنل و تشویق کسانی که خوب رانندگی می‌کنند، هزینه‌های استهلاک ماشین‌های شرکت نصف می‌شود.
۸. تقسیم عادلانه مأموریت‌ها بین ماشین‌ها
اینکه چند ماشین مدام در حرکت باشند و چند ماشین دیگر هفته‌ها در پارکینگ خاک بخورند، کار اشتباهی است. مأموریت‌های اداری باید طوری تقسیم شوند که از همه ماشین‌ها به یک اندازه استفاده شود. این توازن باعث می‌شود قطعات وسایل نقلیه به صورت همزمان و یکدست مستهلک شوند.
۹. چک کردن منظم و ماهانه باد لاستیک‌ها
تنظیم نبودن باد تایرها نه تنها خطرناک است، بلکه مصرف سوخت را بالا می‌برد و خود لاستیک را هم زود خراب می‌کند. یک بخش بسیار ساده اما حیاتی در چک‌لیست نگهداری خودرو، بررسی ماهانه تایرهاست که با کمترین هزینه، جلوی خسارت‌های بزرگ جاده‌ای را می‌گیرد.
۱۰. تنظیم فرمان و بالانس دوره‌ای چرخ‌ها
رانندگی مداوم در دست‌اندازهای شهری، تنظیمات جلوبندی ماشین را به هم می‌زند. اگر فرمان ماشین می‌کشد یا در سرعت‌های بالا می‌لرزد، چرخ‌ها نیاز به بالانس دارند. انجام این کار به صورت شش‌ماهه، جلوی لاستیک‌سایی را می‌گیرد و رانندگی پرسنل را بسیار ایمن‌تر می‌کند.
فاز سوم: فرآیندهای مدیریتی و بلندمدت (شش‌ماهه و سالانه)
۱۱. پیاده‌سازی سیستم یکپارچه پایش آنلاین اطلاعات
یکی از کارهای اساسی در نگهداری خودرو به شیوه هوشمند، ثبت اطلاعات ماشین‌ها در یک سیستم نرم‌افزاری مرکزی است. با این کار، مدیریت بدون نیاز به بررسی فیزیکی می‌داند هر خودرو چقدر کار کرده، چه زمانی باید سرویس شود و وضعیت کلی دارایی‌های شرکت چطور است.
۱۲. مدیریت فرآیند دریافت به موقع معاینه فنی
بر خلاف منابع خارجی که قوانین آلایندگی خاص خود را دارند، در ایران مدیریت باید فرآیند تمدید به موقع معاینه فنی ماشین‌های اداری را در چک‌لیست سالانه قرار دهد. این کار مانع از جریمه‌های هوشمند و توقف ناگهانی ماشین‌های شرکت در طرح‌های ترافیکی می‌شود.
۱۳. ارزیابی کیفیت کار تعمیرگاه‌های طرف قرارداد
اگر کارهای فنی ماشین‌ها را به یک تعمیرگاه بیرون از شرکت می‌سپارید، باید روی کار آن‌ها نظارت کنید. استفاده از قطعات یدکی باکیفیت و تحویل به موقع ماشین، از اصول مهمی است که تعمیرگاه طرف قرارداد باید به آن پایبند باشد تا ماشین‌ها معطل و خوابیده باقی نمانند.
۱۴. تمدید هوشمند و به موقع بیمه‌های ماشین
حادثه خبر نمی‌کند و یک مدیر باهوش همیشه آماده است. تمدید به موقع بیمه شخص ثالث و بیمه بدنه با پوشش‌های کامل، سرمایه شرکت را در برابر تصادفات یا خسارت‌های ناگهانی کاملاً امن می‌کند و یکی از بخش‌های حقوقی و مهم در مدیریت ماشین‌هاست.
۱۵. استفاده از پارکینگ‌های مناسب و سایه‌بان
آفتاب شدید، باران و سرمای زیاد، هم رنگ ماشین را خراب می‌کنند و هم به قطعات پلاستیکی داخل کابین آسیب می‌زنند. شرکت‌ها باید تا حد امکان برای ماشین‌های خود جای پارک مسقف یا سایه‌بان تهیه کنند تا ارزش مادی ماشین‌ها در طول زمان حفظ شود.
بررسی مقایسه‌ای شاخص‌های مدیریت ماشین‌ها
برای اینکه بهتر متوجه شویم نظم دادن به این فرآیندها چقدر روی کارکرد شرکت تاثیر دارد، جدول زیر تفاوت دو رویکرد را به زبان ساده نشان می‌دهد:
سوالات متداول درباره چک‌لیست ماشین‌های شرکت
۱. آیا اضافه کردن بخش تجهیزات اضطراری به چک‌لیست رانندگان الزامی است؟
بله. این کار از بروز خسارت‌های جانی و مادی سنگین در سفرهای بین‌شهری پرسنل جلوگیری می‌کند و پایداری کار شرکت را در شرایط بد آب و هوایی تضمین می‌نماید.
۲. چطور پرسنل شرکت را به پر کردن چک‌لیست روزانه عادت بدهیم؟
بهترین راه، ساده کردن کار است. اگر یک فرم دیجیتالی خیلی کوتاه در موبایل برایشان بسازید که پر کردنش کلاً دو دقیقه وقت بگیرد، پرسنل با کمال میل و با دقت بالایی آن را تیک می‌زنند.
۳. چرا زمان‌بندی کردن چک‌لیست (روزانه، دوره‌ای، سالانه) مهم است؟
چون مانع از سردرگمی مدیریت و پرسنل می‌شود. کارهای ساده به طور روزانه انجام می‌شوند و کارهای سنگین‌تر مدیریتی و حقوقی در فواصل چندماهه بررسی می‌گردند تا وقت مجموعه تلف نشود.
نکات مهمی که باید درباره مدیریت ماشین‌ها بدانید
استفاده از یک چک‌لیست منظم برای مدیریت وسایل نقلیه، یکی از هوشمندانه‌ترین کارهایی است که یک مدیر می‌تواند برای شرکتش انجام دهد. وقتی نگاه خود را از تعمیرگاه‌های فیزیکی برمی‌دارید و به سمت ساختارهای نظارتی، انتخاب مسیرهای درست، تمدید به موقع مدارک قانونی و همراه کردن پرسنل می‌برید، کل سیستم شرکت به روانی کار می‌کند. پیشگیری همیشه راحت‌تر و بسیار کم‌هزینه‌تر از درمان و تعمیرات اساسی است.
مجموعه ما در این مسیر کنار شماست تا بهترین و ساده‌ترین روش‌های نظارتی را برای ماشین‌های شرکت‌تان پیاده‌سازی کنید. نظرات و چالش‌های شما برای ما خیلی مهم است؛ آیا در شرکت شما از چک‌لیست برای بررسی ماشین‌ها استفاده می‌شود؟ پرسنل شما چطور از ماشین‌ها نگهداری می‌کنند؟ سوالات و تجربه‌های خود را در بخش کامنت‌ها برای ما بنویسید تا مشاوران ما خیلی سریع به شما پاسخ دهند.
منبع: maintainly.com
