یکی از فعالیتهایی که توسط پرسنل در سازمانها انجام میشود، ماموریتهای کاری یا اداری است که به واسطه آن باید برای انجام اموری مربوط به شرکت از سازمان خارج شده و پس از تحقق این اهداف، به شرکت بازگردند.
به منظور انجام این ماموریتها، سازمان موظف است نیازهای پرسنل را تامین کند. یکی از این نیازها خودروی ماموریت است که به منظور تسهیل رفت و آمد و رسیدگی بهتر به اهداف ماموریت باید توسط شرکت آماده شود.
اگرچه مسئولیت تامین خودروی ماموریت با سازمان است اما پرسنل با چالشها و مسائل مختلفی در راستای هماهنگی این موضوع مواجه میشوند.
در این مقاله در خصوص زمان انتظار بیش از حد به منظور تخصیص خودروی ماموریت که منجر به نارضایتی پرسنل میشود، صحبت میکنیم. با ما همراه باشید تا ضمن آشنایی با این چالشها، با راهکاری موثر برای حل آنها نیز آشنا شوید.
چرا فرایند ثبت درخواست خودروی ماموریت موجب نارضایتی پرسنل میشود؟
در اکثر سازمانها زمانی که پرسنل میخواهند به ماموریت بروند باید ابتدا یک نامه رسمی درخواست ماموریت برای مسئولین و مدیران مربوطه ارسال کرده تا اجازه حضور و فعالیت در مکان موردنظر را دریافت کنند.
پس از بررسی درخواست توسط مسئول مربوطه، در صورت تایید، به منظور تامین پیشنیازها و فراهم شدن شرایط ماموریت به سایر بخشها ارجاع داده میشود. یکی از این بخشها واحد حملونقل سازمان است که موظف به فراهم کردن خودرو برای ماموریت است.
واحد حملونقل تعدادی خودرو در اختیار دارد که باید آنها را به ماموریتهای مختلف تخصیص دهد. بنابراین بر اساس اولویت ماموریتها، تعداد خودروهای موجود و مقاصد سفر، آنها را برنامهریزی کرده و نتیجه را به صورت کتبی یا تلفنی به پرسنل اطلاع میدهد.
انجام چنین فرایندی با توجه به این که به صورت دستی انجام میشود، بسیار زمانبر بوده و باعث میشود کارکنان زمان زیادی را در بروکراسیهای اداری تلف کنند. در واقع پرسنل زمان طولانی معطل میشوند تا از سمت واحد حملونقل نتیجه درخواستشان را دریافت کنند. در این شرایط مرتب در حال چک کردن نتیجه درخواست هستند و تمرکز لازم برای پرداختن به سایر امور کاریشان را نداشته و بهرهوری آنها کاهش مییابد.
قرار گرفتن در بروکراسیهای اداری و سپری کردن زمان طولانی در انتظار برای دریافت خودروی ماموریت، باعث میشود که پرسنل خسته و ناراضی شوند. این در حالی است که با سیستمی شدن فرایند تخصیص خودرو برای ماموریتها، علاوه بر این که در زمان پرسنل صرفهجویی میشود، مدیریت خودروها نیز راحتتر میشود.
جلب رضایت پرسنل با سیستمی کردن فرایند تخصیص خودروی ماموریت
همانطور که گفتیم در سازمانهایی که فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی انجام میشود، پرسنل به منظور دریافت خودروی ماموریت درگیر بروکراسیهای اداری شده و زمان و انرژی زیادی را به منظور پیگیری این درخواست تلف میکنند. این باعث میشود از سایر امور کاریشان عقب مانده و در نتیجه شاهد خستگی و نارضایتی آنها خواهیم بود.
یکی از راههای حل این مسئله سیستمی کردن فرایند مدیریت سرویس ایاب و ذهاب است که به کمک آن میتوانید خودروها را بهتر مدیریت کرده و در سریعترین زمان ممکن نتیجه درخواست را برای پرسنل ارسال کنید. علاوه بر این پرسنل به صورت پیوسته درگیر دریافت نتیجه درخواست خود نشده و با خیال راحت به سایر امور کاریشان میپردازند.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
شرکت ریوا سرویس شدآمد به منظور مدیریت بهتر فرایند تخصیص خودروی ماموریت در سازمانها، نرمافزاری را طراحی و تولید کرده که به کمک آن میتوانید علاوه بر مدیریت خودروها، مقاصد ماموریتها و تعداد افراد شرکت کننده در ماموریت را مدیریت کنید. در چنین حالتی علاوه بر جلب رضایت پرسنل قادر خواهید بود ماموریتهای هم مقصد را تجمیع کرده و هزینههای سازمان را نیز کاهش دهید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرمافزار شدآمد میتوانید با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته یا فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید تا همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.
