با افزایش سرعت رشد تغییرات دیجیتال، سازمانها به منظور حفظ جایگاه خود در دنیای رقابت، تلاش میکنند که خود را با این تحولات سازگار کرده و از عرضه رقابت جا نمانند. همین موضوع باعث شده نوع عملکرد مدیران تحول دیجیتال بیش از پیش در سازمان اهمیت داشته باشد.
یکی از مهمترین وظایف این مدیران، پیادهسازی تغییرات بنیادین در انواع فرآیندهای سازمانی است که عملیات مربوط به واحد حملونقل را نیز شامل میشود. دیجیتالی شدن فرآیندهای این واحد به دلیل پیچیدگی و پراکندگی اطلاعات، از اهمیت زیادی برخوردار است اما چالشهایی نیز در این مسیر وجود دارد.
در این مقاله به بررسی چالش پراکندگی اطلاعات که برای مدیران تحول دیجیتال در مسیر بهبود فرآیندهای واحد حملونقل یک مسئله جدی است، در 5 بخش مختلف میپردازیم و در نهایت راهکاری موثر برای حل این مسائل ارائه میدهیم.
1) نقصان در ذخیره اطلاعات لوکیشن منازل پرسنل
اطلاعات مربوط به محل سکونت پرسنل یکی از مهمترین دادههایی است که واحد حملونقل به آن نیاز دارد؛ چرا که تمام برنامهریزیهای مربوط به ایستگاهها و مسیر تردد در سرویس ایاب و ذهاب، کاملا به این مورد وابسته است.
علی رغم اهمیت این اطلاعات، معمولاً به صورت ناقص یا دستی ذخیره شدهاند که مدیریت و سازماندهی آنها را با مشکل مواجه میکند. این در حالی است که برای بهبود عملکرد در حوزه فرآیندهای سازمانی، دیجیتالی و دقیق بودن این اطلاعات لازم و ضروری است.
خدمات حملونقل سازمانی، متناسب با نیاز شما!
مشاوران ما آماده پاسخ گویی به سوالات شما هستند.
2) کاستی در اطلاعات هویتی، صلاحیت و ایمنی رانندگان و خودروها
هر سیستم ایاب و ذهابی، از بخشهای مختلفی تشکیل شده که رانندگان، خودروها، پرسنل، ایستگاهها و مسیر تردد را شامل میشود که هر کدام در جایگاه خود مهم هستند.
رانندگان و خودروها بخشهایی از سیستم حملونقل هستند که قرار است در خدمت پرسنل باشند و خدمتی که توسط این دو بخش ارائه میشود، ارتباط مستقیم با سلامت جسم و روانِ سرمایههای سازمانی دارد. بنابراین صلاحیت راننده و خودرو، بسیار مهم است و باید به صورت مکرر ارزیابی شده و به آن نظارت شود.
در سازمانهایی که اطلاعات آنها به صورت دستی ذخیره میشود، اطلاعات یک بار ثبت شده و نگهداری میشود. این در حالی است که صلاحیت رانندگان، وضعیت سلامت خودروها و … باید به صورت دورهای بررسی شود و ثبت دستی اطلاعات و پراکندگی آنها مانعی مهم در نظارت دورهای است.
3) عدم وجود شناسنامه برای مشخصات ایستگاهها، مسیرها و سرویسها
در سازمانهایی که اطلاعات به صورت دستی ثبت میشود، معمولاً هیچ شناسنامه یا سند واحدی برای ثبت و نگهداری جامع اطلاعات مربوط به ایستگاهها، مسیرها و سرویسها وجود ندارد یا در صورت وجود، بروزرسانی نمیشود چرا که تغییر اطلاعات و ثبت دستی آنها به صورت مکرر، کاری خستهکننده و زمانبر است.
4) عدم امکان استخراج و دسترسی به گزارشات سفارشی و عمومی
عدم تمرکز در ثبت و نگهداری اطلاعات سرویس ایاب و ذهاب به صورت دستی در واحد حملونقل سازمان، موجب پراکندگی اطلاعات و عدم امکان استخراج گزارشات مختلف به صورت عمومی و سفارشی میشود. این موضوع انتقال اطلاعات به بستر دیجیتال را نیز دشوار میکند.
5) ناتوانی در قدرت تحلیل، پیشبینی و تصمیمسازی
پراکندگی اطلاعات مختلف شامل پرسنل، رانندگان، خودروها، ایستگاهها، مسیر و سرویسها، در روش ثبت دستی اطلاعات، امکان تحلیل و شناسایی درست نقاط ضعف و قوت را از مدیران گرفته و باعث پیشبینیهای کم اعتبار و تصمیمگیریهای پر از خطا میشود.
این در حالی است که با فرآیندسازی و دیجیتالی کردن فرآیندهای واحد حملونقل، میزان این عدم اعتماد و خطا تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا کرده و حتی به صفر نزدیک میشود.
جمعبندی
در این مقاله به مشکلات و چالشهایی پرداختیم که مدیران تحول دیجیتال در مسیر فرآیندسازی در واحد حملونقل، با آن مواجه هستند.
گفتیم که پراکندگی اطلاعات در این واحد، مهمترین مسئله است که شامل اطلاعات محل سکونت پرسنل، رانندگان، خودروها، ایستگاهها، مسیرها و سرویسها میشود. همچنین گفتیم که نقص در ثبت و نگهداری دستی این اطلاعات باعث ضعف در گزارشات و به تبع آن خطا در تحلیل و تصمیمگیریهای مدیران میشود که میتواند هزینههای جبرانناپذیری را به سازمان تحمیل کند.
شرکت ریوا سرویس شدآمد، با هدف یکپارچگی و انسجام اطلاعات، نظارت دورهای راحتتر و دریافت انواع گزارشات سفارشی در واحد حملونقل سازمان، نرمافزار تخصصی مدیریت سرویس ایاب و ذهاب پرسنل را طراحی و تولید کرده که به بهترین شکل ممکن، این اهداف را محقق میکند.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نرمافزار، با شماره 02191035402 یا 03132622115 تماس گرفته و دسترسیهای رایگان دموی نرمافزار را دریافت کنید.
