نرمافزار شدآمد برای مدیریت اولیه عملیات نقلیه کارکنان، امکانات و شرایط زیر را فراهم میکند:
– تعریف، ثبت و ذخیرهسازی اطلاعات: شامل اطلاعات همه عوامل موثر در سرویس ایاب و ذهاب شامل کارکنان، رانندگان، خودروها، ایستگاه، مسیر، سرویس و … میشود.
– کنترل مدارک، صلاحیت و سلامت رانندگان و خودرو
– عملیات اطلاعرسانی شامل یادآوری موارد مختلف مانند سرویس دورهای خودروها، اتمام اعتبار کارت سلامت یا گواهینامه رانندگان و همچنین اطلاعرسانی حوادث و تغییرات ناگهانی همچون خرابی و تعویض خودرو
– مدیریت نقلیه شیفت شامل تعریف و گروهبندی شیفتها، تخصیص پرسنل به شیفتها و مشخص کردن همپوشانی شیفتهای مختلف
– مدیریت مالی شامل تعریف قراردادها، تعریف فرمول مالی پرداخت به راننده یا پیمانکار، تنظیم فیش حقوقی، صدور صورت وضعیت مالی و ….
– مانیتورینگ شامل نظارت بر موقعیت لحظهای خودرو، تاریخچه حرکت و کارکرد خودرو، نظارت بر عملکرد رانندگان
– پردازش اطلاعات و گزارشگیری تفصیلی و کلان جهت ارائه به سطوح مختلف سازمان
در اکثر سازمانها، فرآیند تخصیص سریع و بهینه خودرو برای ماموریتها، مسئلهای است که اغلب باعث نارضایتی پرسنل شده یا هزینههای جانبی زیادی را برای سازمان به همراه خواهد داشت. شدآمد با ارائه پارامترهای مختلف در بخش تخصیص خودرو برای ماموریتها، ضمن کاهش تسریع در رسیدگی به درخواست پرسنل، بهینهترین حالت ممکن را در نظر گرفته و حتی امکان مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد راننده و خودرو را نیز فراهم میکند. این امکانات عبارتند از:
تعداد صندلیهای خالی در سرویسهای ایاب و ذهاب هزینههای زیادی ایجاد میکند؛ چه زمانی که خودروها در مالکیت سازمان باشند و چه زمانی که پیمانکاری مالک آنها باشد. بنابراین برنامهریزی برای رزرو، فروش و اجاره صندلیهای خالی، میتواند تا حد زیادی هزینهها را کاهش دهد. این مورد حتی در مورد خودروهای شخصی پرسنل با اضافه شدن آن به ناوگان ایاب و ذهاب سازمان می تواند صدق کند.
در شهرکهای صنعتی و یا مناطقی که شرکتها فاقد ناوگان ایاب و ذهاب بوده و یا به صورت گران و با بهره وری و کیفیت پائین ناوگان استخدام کرده اند، امکان برخورداری از خدمات حمل و نقل به صورت مشترک برای مجموعه ای از شرکتها فراهم شده است.
کنترل و نظارت بر عملکرد رانندگان و سلامت خودروها، یکی از مهمترین مواردی است که با سلامت جسمی و حتی جان کارکنان سازمان در ارتباط است. نرمافزار مدیریت سرویس ایاب و ذهاب شدآمد، به منظور نظارت درست و جلوگیری از خطرات احتمالی، گزارشهای مختلف را ارارئه میدهد:
– پایش رانندگان به منظور بررسی عملکرد و معرفی رانندگان پرخطر از طریق ثبت اطلاعات سرعت، ترمزهای ناگهانی و … از طریق سنسورهای خودرو
– بهینهسازی زمان و طول سفر کارکنان به منظور کاهش مدت زمانی که هر شخص در مسیر رفت و برگشت سپری میکند.
– مانیتورینگ خودرو برای کارکنان به منظور اطلاع از موقعیت جغرافیایی لحظهای خودرو
یکی دیگر از امکاناتی که شدآمد در نرمافزار مدیریت سرویس ایاب و ذهاب خود ارائه میدهد، بررسی اطلاعات و پیشنهاد بهینهترین ایستگاهها، مسیرها و … است. برخی از این ویژگیها عبارتند از:
– بهینهسازی ایستگاه کارکنان به گونهای که هر شخص حداقل زمان پیادهروی را داشته باشد.
– بهینهسازی چینش سرویسها با هدف کاهش صندلیهای خالی و طول پیمایش کمتر
– بهینهسازی مسیر سرویسها به منظور عبور از مسیرهای کوتاهتر و کم خطرتر
– استفاده حداکثر از ظرفیت ناوگان با تغییر شیفت به منظور کاهش هزینههای سازمان در شیفتهایی که صندلی خالی زیادی وجود دارد
– برنامهریزی بر پایه استاندارد موردنظر سازمان به این صورت که استانداردها و قوانین سازمان تعیین شده و قابل پیادهسازی در برنامه ایاب و ذهاب است؛ به عنوان مثال استاندارد پیادهروی حداکثر 5 دقیقه باشد. این ویژگی مخصوصاً در زمانهایی که تعداد قوانین و استانداردهای سازمان زیاد میشود، تاثیر زیادی در تسهیل کار پرسنل دارد.